Stappenplan - Bewijslast

We zijn inmiddels aangekomen bij het onderdeel Bewijslast. De term heeft misschien een wat negatieve bijklank, maar het dekt in de praktijk de lading goed. Het beantwoordt namelijk de vraag hoe je als organisatie kunt bewijzen dat je daadwerkelijk aan alle van toepassing verklaarde normelementen voldoet?

Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, leg je als organisatie per normelement vast welke documentatie relevant is, welke acties en taken je hebt uitgevoerd, welke risico's bij het normelement horen, etc. Hiermee bouw je uiteindelijk een complete set bewijslast op per normelement. Om hiermee te beginnen, zet je de volgende stappen:

• Klik in het hoofdmenu op 'Norm'
• Klik in het submenu op 'Bewijslast'

Op de hoofdpagina krijg je meteen een goed beeld van de huidige stand van zaken. Bij ieder normelement zie je namelijk meteen de status, maar ook het aantal bewijslast elementen. En verder zie je met een rood kruis ook meteen of er documenten of verwijzingen over datum zijn.

Klik je op een individueel normelement, dan kun je de bewijslast gaan aanvullen, wijzigen of verwijderen. De bewijslast bestaat uit de volgende elementen:

• Status (onbekend, ja, nee, in behandeling)
• Toelichting
• Documenten en verwijzingen
• Gekoppelde taken
• Gekoppelde acties

Wij adviseren klanten vaak om de toelichting te gebruiken om in je eigen woorden vast te leggen wat de norm van je verlangt EN kort te beschrijven op welke wijze je aan een auditor bewijst dat je voldoet. In de hectiek van een audit gaat soms teveel tijd verloren met het doornemen van vaak complexe normelementen. Zo'n toelichting kan jou dan helpen.

Je kunt in dit onderdeel vrijelijk documenten, acties, verwijzingen, taken, incidenten, kansen en nog veel meer koppelen en ontkoppelen. Maar waarschijnlijk heb je die items al eerder gekoppeld aan de normelementen (namelijk toen je ze aan het toevoegen was), dus je bent er al bijna! Ben je tevreden, zet dan de status op Ja. Zo zie je meteen welke normelementen je gehad hebt, en welke je nog moet doorlopen.

Status

Een stelregel is dat je alle bewijslast op Gereed moet hebben staan, voordat de audit start. In de praktijk wordt de soep niet zo heet gegeten (je bent immers continu aan het verbeteren!), maar het is een goed uitgangspunt. Je kunt in Normity een overzicht opvragen van de stand van zaken bij de bewijslast. Je ziet dan in éé oogopslag waar jouw aandacht nog nodig is. Ook geeft het betrokkenen een goed beeld van de voortgang. Het statusoverzicht kun je als volgt opvragen:

• Klik in het hoofdmenu op Norm
• Klik in het submen op Status