Stappenplan - Privacy

Normity bevat een uitgebreide privacy module. Deze module bestaat uit een aantal onderdelen die jou helpen om te voldoen aan de AVG wetgeving. Hieronder lopen we deze onderdelen stapsgewijs langs.

Je hoeft natuurlijk niet perse deze module te gebruiken. Veel organisaties leggen bijvoorbeeld hun verwerkingsregister nog vast in een Excelbestand. Op zich niets mis mee, maar Normity biedt wel wat voordelen. Zo kun je direct alle eigenaren van verwerkingen mailen vanuit Normity, om maar een voorbeeld te noemen. Wij adviseren dan ook onze klanten altijd om over te stappen naar Normity. Met onze vele importfuncties is dat zo gepiept.

De meeste onderdelen hebben basisinformatie als persoonsgegevens, incidenttypen en betrokkenen nodig om goed te kunnen werken.

---

Incidenten

Hier kun je al je privacy-incidenten en datalekken vastleggen. Relevante zaken als het type, de ernst, of er een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens heeft plaatsgevonden (en zo ja, wanneer en met welke code), geraakte applicaties, dossiervorming leg je hier allemaal vast. Zo voldoe je ook meteen aan de plicht tot dossiervorming bij datalekken.

---

Verwerkers

Je kunt in dit onderdeel alle verwerkers vastleggen. Bij het beheren van je leveranciers kun je per leverancier aangeven of deze ook een verwerker is. Zo ja, dan verschijnt deze in dit overzicht. Je kunt in dit onderdeel allerhande relevante informatie toevoegen, bijvoorbeeld welke verwerkingen aan de leverancier zijn gekoppeld, wie de FG is etc. Ook kun je documenten en acties aan de verwerker koppelen.

---

Verwerkingen

In Normity kun je als organisatie meerdere verwerkingsregisters beheren. Bijvoorbeeld een interne en een externe, of een extra verwerkingsregister voor de Wpg. Om maar eens wat te noemen. Een verwerkingsregister bestaat altijd uit een reeks verwerkingen die binnen de organisatie plaatsvinden. Per verwerking kun je veel informatie vastleggen, bijvoorbeeld welke persoonsgegevens worden gebruikt, wat de grondslagen zijn, welke applicaties relevant zijn, wat de bewaartermijnen zijn etc.

---

Verzoeken

En tenslotte kun je in de privacy module ook de verzoeken van betrokkenen vastleggen. Dit zijn verzoeken die gebaseerd zijn op de zogenaamde rechten van betrokkenen. Hierbij moet je denken aan het recht op inzage, recht op vergetelheid, recht op identificatie etc. Krijg je een dergelijk verzoek, dan moet deze zorgvuldig worden afgehandeld. De vastlegging hiervan doe je in Normity.