Stappenplan - Taken

Stap voor stap aan de slag met Normity

Normity - Logo - Normity

Taken zijn periodiek terugkerende activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan een directiebeoordeling, een interne audit, een penetratietest, safety walks etc. Allemaal activiteiten die je uitstekend in de tijd kunt plannen. En Normity helpt je natuurlijk bij het behouden van het overzicht, het helpen onthouden en het vastleggen van de resultaten.

Starten met taken is in Normity supereenvoudig:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Je kunt nu taken beheren!

Heb je hiervoor voldoende rechten gekregen, dan kun je op deze plaats rechten toevoegen, wijzigen en zelfs verwijderen.


Volgorde wijzigen

Zeker wanneer je veel taken hebt, kan het prettig zijn om een meer logische volgorde van taken te maken. Je kunt de volgorde zelf aanpassen. Hiervoor neem je de volgende stappen:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Klik op de knop 'Volgorde'
Normity - Volgorde van taken wijzigen

Klik op de pijltjes omhoog en omlaag om de volgorde van taken te wijzigen.


Documenten koppelen

Wij adviseren onze klanten veelal om aan iedere taak tenminste 2 documenten te koppelen: de procedure en een template om de resultaten van de taak in vast te leggen. Superhandig is dat je deze documenten aan de taak kunt koppelen, waardoor ze bij de taak meteen beschikbaar zijn. Documenten aan taken koppelen doe je als volgt:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Kies de taak die je wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad 'Documenten'
  • Koppel de documenten

Het kan dat je hier niet alle documenten ziet. Dat komt omdat Normity verwacht dat de te koppelen procedure in de map 'Procedures' staat, en de te koppelen template in de map 'Templates'. Het kan zijn dat je de documenten al wel hebt toegevoegd, maar dat deze nog niet aan de juiste map zijn toegekend. Doe dit eerst, voordat je het document gaat koppelen.


Taken verbergen

De lijst met taken kan lang worden. En misschien bevat de lijst wel taken die je inmiddels niet meer doet. Zonde dat deze de lijst langer maken dan nodig. In dat geval kun je ervoor kiezen om de taak te verbergen. De taak bestaat dan nog wel, maar is niet meer zichtbaar. Om dit te kunnen wijzigen, moet je natuurlijk wel de benodigde rechten hebben.

Standaard zie je alleen de taken die niet zijn verborgen. Maar je kunt de verborgen taken wel weer tevoorschijn halen. Bijvoorbeeld wanneer je een taak toch weer zichtbaar wilt maken. Dit doe je via het parameterblok. Daar kun je aangeven welke taken je wilt zien in het overzicht.

Normity - Volgorde van taken wijzigen

Heb je daarvoor voldoende rechten, dan kun je een taak eenvoudig zichtbaar of onzichtbaar maken. In het overzicht met taken staat namelijk een icoon achter de taak om dit te doen. Klik je op het icoon met het oog, dan maak je de taak weer zichtbaar. En klik je op het icoon met het kruis erop, dan verberg je juist de taak.

Normity - Volgorde van taken wijzigen

Taken herplannen

Het kan gebeuren dat je momenten aan een taak wilt toevoegen. Of je wilt bestaande momenten één of meerdere maanden verplaatsen. Of je wilt eerder ingeplande momenten verwijderen. Dat is geen probleem. Hiervoor doe je het volgende:

  • Klik in het menu op 'Activiteiten'
  • Klik in het submenu op 'Taken'
  • Kies de taak die je wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad 'Beheer'
  • Maak de gewenste wijzigingen

Het toevoegen van een moment is supereenvoudig. Je klikt eenvoudigweg op het plusje in de betreffende maand. Het moment wordt dan meteen toegevoegd.

Normity - Volgorde van taken wijzigen

Scroll je iets verder naar beneden, dan kun je ook momenten verplaatsen en verwijderen. In beide gevallen geef je de range aan van momenten die je wilt verplaatsen danwel verwijderen.

Normity - Volgorde van taken wijzigen

Taken uitvoeren

Je hebt een taak op je naam staan en het is tijd om de taak uit te voeren. Hoe handel je nu netjes zo'n taak af? Klik hiervoor in het overzicht met taken op het betreffende moment. Je komt hier ook door eerst op de taak te klikken en dan in het tabblad 'momenten' het betreffende moment te openen. Je kunt nu de details van het moment wijzigen (en dus ook de status), documenten koppelen, acties toevoegen en het logboek beheren. Je ziet dan de volgende tabbladen:

Normity - Taken uitvoeren
  • moment
    Hier wijzig je de details van het moment. Zo kun je hier de status wijzigen. Heb je de taak uitgevoerd, dan zet je het moment op 'klaar'. Je kunt ook het moment aan iemand anders toekennen, de deadline wijzigen, herinneringsmomenten toevoegen etc.
  • dossier
    In het dossier koppel je documenten en verwijzingen die relevant zijn voor het moment. Vaak bevat een uitgevoerd moment minimaal één document, namelijk een document met daarin het resultaat van de uitvoering. Je kunt zowel nieuwe als bestaande documenten en verwijzingen koppelen.
  • acties
    Heb je een taak uitgevoerd, dan kan het zomaar zijn dat daar acties uit voortkomen. Heb je bijvoorbeeld de backup procedure beoordeeld, dan heb je misschien geconstateerd dat daar verbeteringen nodig zijn. Deze leg je vast in dit onderdeel. Je kunt zoveel acties koppelen als je wilt.
  • logboek
    Het logboek tenslotte bevat de acties die zijn uitgevoerd. Het logboek wordt automatisch gevuld wanneer je beheertaken uitvoert als het toevoegen van documenten. Je kunt ook handmatig logboek items toevoegen via dit tabblad.

Inhoud

We raden nieuwe gebruikers aan om het stappenplan stap voor stap door te nemen. Maar natuurlijk kun je ook meteen naar een pagina springen!

  1. Introductie
  2. Modules
  3. Instellingen
  4. Toepasselijkheid
  5. Basisinformatie
  6. Importeren
  7. Gebruikers
  8. Organisatie
  9. Documenten
  10. Taken
  11. Acties
  12. Risicoanalyses
  13. Bewijslast
  14. Privacy
  15. CO2-prestatieladder
  16. Tenslotte

Hulp nodig?

Kom je er toch niet helemaal uit? Geen probleem. Ons team staat voor je klaar om je te helpen.

Telefoon
085 - 00 46 605

E-mail
hallo@normity.nl