Stappenplan - Instellingen

Stap voor stap aan de slag met Normity

Normity - Logo - Normity

Dit onderdeel gaat over het instellen van Normity. In Normity kun je instellingen op gebruiker- en klantniveau vaststellen. Ook kun je bepalen welk beveiligingsniveau je wilt hanteren. Normity kent nogal wat mogelijke instellingen, zodat Normity altijd goed past bij jouw werkwijze. Hieronder lopen we al deze onderdelen stap voor stap langs. We gaan er hier vanuit dat je bent ingelogd op Normity.


Beveiliging

Beveiliging is een belangrijk thema. Standaard biedt Normity een hoog beveiligingsniveau, maar je kunt zelf ook nog een stapje verder gaan. Dit kan door toegang te beperken op IP adres en tweefactor authenticatie toe te passen.

IP-adres beperking

Je kunt een lijst met IP-adressen vaststellen die toegang krijgen tot Normity. Gebruikers met andere IP-adressen hebben dan geen toegang meer. Dit is een goede extra laag van beveiliging. Mits je daarvoor rechten hebt, stel je dit als volgt in:

  • Ga naar Beheer > IP-adressen
  • Zet 'Beperking op IP-adres' op Ja
  • Bevestig deze wijziging
  • Klik op de knop Nieuw om IP adressen toe te voegen
Normity - Voorbeeld beperking op IP adres aanzetten

Tweefactor authenticatie

Normity ondersteunt meerdere vormen van tweefactor authenticatie, onder andere via email, Google Authenticator en SMS. Bij het aanmaken van een klant wordt dit standaard voor je ingesteld. Wil je dit wijzigen, dan kun je dit zelf doen. Dit doe je als volgt (mits je hiervoor voldoende rechten hebt):

  • Klik op je naam rechtsboven
  • Kies 'Instellingen'
  • Open de tab 'Klant'
  • Wijzig het veld 'Authenticatie'
  • Sla de wijzigingen op
  • Log uit en weer in

Enige uitzondering is de mogelijkheid van tweefactor authenticatie via SMS. Omdat hier kosten mee gemoeid zijn, moet je deze aanvragen via het contactformulier.


Account instellingen

Normity - Uitklapmenu voor de account instellingen

Je kunt zelf je gegevens beheren. Het gaat hierbij om gegevens als je naam, geslacht en e-mailadres.

  • Klik op je naam rechtsboven
  • Kies 'Mijn gegevens'
  • Maak de gewenste aanpassingen

Klik je op het tabblad 'Wachtwoord wijzigen', dan kun je ook je wachtwoord aanpassen. Normity heeft niet de mogelijkheid om gebruikers te verplichten hun wachtwoord periodiek te wijzigen. Het is namelijk in de praktijk bewezen dat dit niet tot een veiliger gebruik van applicaties leidt.


Interface instellingen

Je hebt de mogelijkheid om in te stellen hoe Normity voor jou werkt. Bijvoorbeeld de taal, of er tips op de homepage worden getoond, en of je mailtjes wilt ontvangen. Dat zijn slechts een paar voorbeelden. Wil je hierin aanpassingen maken? Dit doe je als volgt:

  • Klik op je naam rechtsboven
  • Kies 'Instellingen'
  • Open de tab 'Gebruiker'
  • Maak de gewenste aanpassingen
Wist je dat Normity volledig meertalig is? Als een van de weinige kwaliteitssystemen in Nederland biedt Normity volledige ondersteuning in meerdere talen. Ideaal voor organisaties met vestigingen in meerdere landen, of organisaties die werken met internationale teams. Je kunt zelf instellingen in welke taal je Normity wilt gebruiken.

Klantinstellingen

Wanneer je daartoe rechten hebt, kun je ook aanpassingen maken die voor alle gebruikers ineens gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gewenste authenticatiemethode, aan het te gebruiken classificatiemodel, en of het veld Oorzaak verplicht is bij een actie. Dit geldt dan automatisch voor alle gebruikers binnen jouw omgeving. Heb je daartoe rechten, dan verschijnen deze ook onder het kopje Instellingen:

  • Klik op je naam rechtsboven
  • Kies 'Instellingen'
  • Open de tab 'Klant'
  • Maak de gewenste aanpassingen
Het wijzigen van klantinstellingen heeft vaak ingrijpende gevolgen. Het is dan ook belangrijk dat dit recht maar voor een beperkt aantal gebruikers beschikbaar is. Twijfel je hoe je dit het beste in kunt richten? Wij denken graag met je mee!

Naast het tabblad 'Klant' zijn ook de tabbladen 'Teksten' en 'Termen' hier relevant. Dit zijn eveneens instellingen op klantniveau. Via het tabblad 'Teksten' kun je op verschillende plaatsen in Normity een eigen tekst toevoegen. Handig als je aanvullende informatie aan je medewerkers wilt meegeven op die plaatsen, bijvoorbeeld bij het melden van een incident. En via het tabblad 'Termen' kun je een paar termen uit Normity naar eigen smaak aanpassen. Sommige organisaties gebruiken liever niet de term 'Bewijslast' en kiezen liever voor 'Evidence', om maar een voorbeeld te geven.


Opmaak instellingen

In Normity kun je werken met interne documenten. Deze documenten maak je rechtstreeks in Normity zelf, dus zonder tussenkomst van producten als Microsoft 365 en Google Docs. Je kunt deze interne documenten voorzien van extra opmaak, zodat ze beter passen bij jouw eigen huisstijl. Deze opmaak wordt automatisch toegevoegd, wanneer je het interne document downloadt. De instellingen hiervoor vind je als volgt:

  • Klik op je naam rechtsboven
  • Kies 'Instellingen'
  • Open de tab 'Opmaak'
  • Maak de gewenste aanpassingen

Je vindt hier de volgende mogelijkheden:

Header Je kunt hier een header opmaken, die standaard bovenaan ieder intern document wordt geplaatst.
Footer Je kunt hier een footer opmaken, die standaard onderaan ieder intern document wordt geplaatst.
CSS opmaak Hier kun je meer geavanceerde opmaak aanpassingen kwijt. Je kunt je eigen custom CSS aan ieder intern document toevoegen. Denk hierbij aan zaken als jouw eigen lettertype, marges en inspring. Een eenvoudig voorbeeld:

body {
    font-family: Helvetica;
    font-size: 16px;
}

De opmaak wordt alleen toegevoegd bij het downloaden van het interne document. Gebruik je de preview functie voor het interne document, dan wordt deze niet toegevoegd.

Dashboard instellingen

Wanneer je inlogt bij Normity, kom je direct op je persoonlijke dashboard terecht. Wist je dat je het dashboard ook naar eigen smaak kunt inrichten? Zo kun je (afhankelijk van je rechten) zelf bepalen welke onderdelen je op het dashboard te zien krijgt. Je kunt je dashboard als volgt instellen:

  • Ga naar je dashboard
  • Klik op het icoontje rechtsboven
  • Er verschijnt nu een modal
  • Bepaal welke onderdelen verschijnen
  • Kies 'Opslaan'
Normity - Knop voor persoonlijke instellingen dashboard

Tenslotte...

Zo, je hebt als het goed is Normity nu goed ingesteld voor jezelf en voor jouw organisatie. Misschien vond je het lastig om alle instellingen meteen te doorgronden. Geen probleem, je kunt op ieder moment terug naar deze schermen om de instellingen te wijzigen.

Inhoud

We raden nieuwe gebruikers aan om het stappenplan stap voor stap door te nemen. Maar natuurlijk kun je ook meteen naar een pagina springen!

  1. Introductie
  2. Modules
  3. Instellingen
  4. Toepasselijkheid
  5. Basisinformatie
  6. Importeren
  7. Gebruikers
  8. Organisatie
  9. Documenten
  10. Taken
  11. Acties
  12. Risicoanalyses
  13. Bewijslast
  14. Privacy
  15. CO2-prestatieladder
  16. Tenslotte

Hulp nodig?

Kom je er toch niet helemaal uit? Geen probleem. Ons team staat voor je klaar om je te helpen.

Telefoon
085 - 00 46 605

E-mail
hallo@normity.nl