Stappenplan - Acties

Na de taken is het nu tijd voor de acties. Eigenlijk horen taken en acties wel een beetje bij elkaar. Taken zijn eigenlijk te zien als regelmatig terugkerende acties. Acties zijn daarentegen juist eenmalig: het ophangen van een sleutelkast, het verwerken van een resultaat uit de interne audit, het aanmaken van een account voor iemand.

Acties kunnen ontstaan vanuit verschillende bronnen. Bijvoorbeeld een interne audit, een pentest, een uitgevoerde risicoanalyse, een directiebeoordeling. Enzovoorts. In Normity kun je op allerlei plaatsen dan ook acties aanmaken. Een actie kan dan ook aan heel veel verschillende onderwerpen zijn gekoppeld. Zelfs aan één of meerdere normelementen als bewijslast. Maar daarover later meer.

---

Acties aanmaken

Op verschillende plekken in Normity kun je acties aanmaken. Bijvoorbeeld bij een geconstateerd risico, bij een applicatie, een taak of een wettelijke eis. De mogelijkheid om deze aan te maken vind je dan altijd onder het tabblad 'acties' bij dat element. Hieronder zie je daarvan een voorbeeld.

Alle acties zijn ook beschikbaar via de module Activiteiten. Je komt hier als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'

Je vindt hier alle acties. Via de parameters bovenin het scherm kun je de acties verder filteren, bijvoorbeeld op status of op eigenaar.

---

Koppelingen

Een actie kan meerdere koppelingen hebben. Bijvoorbeeld aan wettelijke eisen (zoals hierboven), risico's en incidenten. En zelfs aan andere acties! Het risico bestaat natuurlijk dat het hierdoor wat onoverzichtelijk gaat worden. Daarom is in Normity bij iedere actie een tabblad aanwezig waarop je al deze koppelingen overzichtelijk gepresenteerd krijgt. Deze zie je als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'
• Open de betreffende actie
• Klik op het tabblad 'Koppelingen'

---

Los of bij taak?

In Normity wordt onderscheid gemaakt tussen acties die horen bij een taak en losse acties. In de praktijk merk je niet zoveel van dat verschil, maar het kan natuurlijk voorkomen dat je ten onrechte een actie hebt gekoppeld aan een taak, of juist ten onrechte een losse actie hebt aangemaakt. Dit kun je wijzigen door de knop 'Koppel' / 'Ontkoppel', die bij iedere actie rechtsboven te vinden is. Wil je een actie alsnog koppelen aan een taak, dan verschijnt een popup om de taak te selecteren.

---

Acties volgen

Je kunt in Normity acties volgen. Dat betekent in de praktijk dat je bij alle belangrijke wijzigingen een mailtje ontvangt met daarin de details van de wijziging. Heb je zelf een actie aangemaakt, dan ben je automatisch een volger. Je kunt jezelf daarnaast ook aanmelden (en afmelden natuurlijk) voor deze mailtjes. Daarvoor vind je bij iedere actie een knop rechtsboven.

---

Doeltreffendheid

Je kunt bij een actie ook de doeltreffendheid vastleggen. Bij sommige normen is dat verplicht, maar ook in het kader van kwaliteitsverbetering is dit een verstandige keus. Je houdt dan immers bij hoe effectief jouw aanpassingen zijn geweest. Voorwaarde om dit te kunnen doen, is dat je bij de actie het doel hebt gedefinieerd. Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'
• Open de betreffende actie
• Vul een doel in onder het kopje 'doel'

Is de actie afgerond (kortom: de status is op 'klaar' gezet), dan kun je de doeltreffendheid vastleggen. Dit doe je op de volgende plek:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Doeltreffendheid'
• Klik op het icoontje 'doeltreffendheid'
• Er opent een popup
• Geef hier de doeltreffendheid aan

---

Rapportage aantallen

Wil je snel weten hoe de voortgang van de acties is? Je kunt op allerlei manieren selecties maken op de acties. Ook kun je een overzicht opvragen van de status van de taken en acties via het onderdeel Monitoring. Daarbij bepaal je zelf voor welke peildatum je dit wilt weten. Je komt als volgt bij het onderdeel Monitoring:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Monitoring'

Soms volstaat het om eenvoudig een overzicht op te vragen van alle acties, en per status het aantal acties te zien. Dit is bijvoorbeeld handig om management snel inzicht te geven in de voortgang. Dit overzicht is eveneens in Normity beschikbaar, en wel als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'
• Maak via de parameters de gewenste selectie
• Klik op de knop 'Aantallen'

---

Acties exporteren

Je kunt ook acties exporteren. In dat geval krijg je van Normity een Excelbestand terug met daarin alle (vrijwel) alle informatie die van een actie beschikbaar is. Je bent daarbij met andere woorden niet beperkt tot de velden die op dat moment op het scherm staan. Zo'n export is superhandig wanneer je een eigen analyse los wilt laten op de aanwezige informatie. Een export maak je eenvoudig als volgt:

• Klik in het menu op 'Activiteiten'
• Klik in het submenu op 'Acties'
• Maak de selectie van acties die je zoekt
• Druk op de knop 'exporteer'