Stappenplan - Gebruikers

Je hebt inmiddels al aardig wat stappen gezet. De instellingen staan goed, en je hebt de basisinformatie aan Normity toegevoegd! En niet onbelangrijk voor dit onderdeel: je hebt de functies toegevoegd. Tijd om de eerste gebruikers (naast jezelf natuurlijk) aan Normity toe te voegen.

We gaan er hierbij natuurlijk vanuit dat je ook daadwerkelijk rechten hebt om gebruikers in Normity te beheren. Is dat het geval, ga dan naar Beheer > Gebruikers. Daar zie je als het goed is een lijst met de huidige gebruikers. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Je doorloopt nu een aantal stappen. Nadat alle stappen zijn gezet, ontvangt de nieuwe gebruiker (mits je daarvoor kiest) via e-mail een link om zijn account te activeren. Pas dan kiest de gebruiker ook zelf zijn wachtwoord.

Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker doorloop je de volgende stappen:

1. Persoonsgegevens
   In stap 1 geef je de persoonsgegevens van de gebruiker op. Belangrijk is natuurlijk het e-mailadres van de gebruiker. Zoals je kunt zien geef je hier ook de taal van de gebruiker op. Een gebruiker kan dat eventueel later zelf via zijn instellingen wijzigen.
2. Rechten instellen
   In stap 2 geef je de gebruiker rechten tot specifieke onderdelen van Normity. Per onderwerp (Norm, Risicoanalyse, Organisatie etc.) kun je aangeven welke rechten dit zijn. Zorg ervoor dat de rechten goed passen bij de functie van de gebruiker. Overigens kun je ook profielen van rechten beheren, zodat je sneller (en minder foutgevoelig) rechten kunt toekennen. Het toekennen van beheersrechten heeft een apart kader. Dat is bewust gedaan, omdat beheersrechten vanzelfsprekend meer mogelijkheden met zich meebrengen.
3. Toegang tot mappen
   In stap 3 geef je aan tot welke mappen de gebruiker toegang heeft. Ieder document wordt in Normity gekoppeld aan een map. Geef je een gebruiker alleen toegang tot bepaalde mappen, dan hebben zij automatisch geen toegang tot de andere mappen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je bepaalde medewerkers alleen een subset van documenten wilt laten beheren. Je kunt er ook voor kiezen een gebruiker standaard toegang tot alle mappen te geven natuurlijk!
   Standaard heeft een dergelijke beperking op mappen alleen effect op de toegang tot documenten. Dat betekent dat een gebruiker standaard wel alle taken en acties ziet, ongeacht aan welke mappen deze zijn gekoppeld. Dit kun je aanpassen via Instellingen > Klant.
4. Account activeren
   De laatste stap is het activeren van het account. Doe je dit, dan ontvangt de betreffende medewerker (als je dat aankruist) een mailtje om zijn account te starten. Je hoeft overigens deze stap niet meteen te doen. Het is ook prima om eerst een set gebruikers aan te maken, en ze daarna pas allemaal te activeren.

Heb je een gebruiker bij het aanmaken nog niet geactiveerd? In dat geval zie je bij het opvragen van de gegevens van die gebruiker de knop 'Startmail sturen'. Daarmee activeer je alsnog het account. Is deze knop uitgegrijsd, dan heeft de gebruiker de mail al ontvangen. Mocht de gebruiker zijn account niet tijdig hebben geactiveerd (of hij is zijn inloggegevens vergeten), dan kun je altijd kiezen voor de optie 'Reset gebruiker'. Ook dan ontvangt de gebruiker een mail om opnieuw zijn wachtwoord in te stellen.

Heb je tweefactor authenticatie aangezet op basis van de Google Authenticator? En heb je te maken met een gebruiker die geen toegang meer heeft tot zijn device of app? Dan kun je de Google Authenticator (GA) tijdelijk loskoppelen van het account. Ga hiervoor in Normity naar de details van de gebruiker en kies voor de knop 'Ontkoppel GA'. De betreffende gebruiker wordt dan bij de volgende keer inloggen gevraagd een nieuwe code te genereren.

Referenties

In Normity kun je gebruikers koppelen. Bijvoorbeeld als uitvoerder voor een taak of actie, als eigenaar van een risico, als controleur van een document, als verantwoordelijke voor een verwerking, als ontvanger van incidenten etc. Het kan soms lastig zijn om het overzicht te houden op welke plaatsen een gebruiker een rol heeft. Niet in Normity. Bij de details van de gebruiker is namelijk een tabblad Referenties beschikbaar. Hier zie je in één oogopslag aan welke elementen de gebruiker is gekoppeld. Je komt daar als volgt:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Gebruikers'
• Selecteer de betreffende gebruiker
• Klik op het tabblad 'referenties'

Documenten koppelen

Je kunt documenten (en verwijzingen) koppelen aan gebruikers. Ideaal als er informatie is, die gekoppeld is aan een gebruiker. Denk bijvoorbeeld aan een VOG verklaring en een Vrijwaringsverklaring, om maar eens iets te noemen. In Normity kun je vooraf aangeven welke soorten documenten je bij een gebruiker verwacht. Dit heet in Normity de 'documenttypen'. Deze beheer je als volgt:

• Ga naar Beheer > Gebruikers
• Klik op de tab 'Documenttypen'

Documenttypen zijn niet verplicht, dus je kunt ook documenten koppelen aan gebruikers zonder deze documenttypen. Het kan wel handig zijn, omdat je met documenttypen sneller bepaalde documenten bij gebruikers kunt identificeren. Ben je klaar om documenten aan gebruikers te koppelen? Doe dan het volgende:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Gebruikers'
• Selecteer de betreffende gebruiker
• Klik op het tabblad 'documenten'
• Je kunt hier documenten (ont)koppelen

Rechten overdragen

Het kunnen inzien van de referenties van een gebruiker is hierboven toegelicht. Het kan ook voorkomen dat je de referenties van een gebruiker wilt overdragen. Bijvoorbeeld omdat de betreffende gebruiker de organisatie gaat verlaten. Natuurlijk is het dan mogelijk om één voor één alle referenties aan te passen. Maar je kunt het ook in één keer doen, en wel via de volgende stappen:

• Klik in het menu op 'Beheer'
• Klik in het submenu op 'Gebruikers'
• Selecteer de betreffende gebruiker
• Klik op het tabblad 'referenties'
• Scroll helemaal naar beneden
• Geef de nieuwe gebruiker op
• Bevestig de overdracht

Zijn er geen actieve gebruikers beschikbaar om de referenties aan over te dragen, dan krijg je daar netjes een melding van.

En nu...

Op naar de volgende stap: het vastleggen van de organisatie!