Stappenplan - Vragenlijsten

Vragenlijsten zijn ideaal om gebruikers te betrekken bij je kwaliteitssysteem. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een leverancierbeoordeling, een cliënttevredenheidsonderzoek of een RI&E. Normity ondersteunt het opzetten, uitvoeren en evalueren van al jouw vragenlijsten.

Normity bevat uitgebreide functionaliteit op het gebied van vragenlijsten. Belangrijk daarbij is dat vragen kunnen worden hergebruikt. Een vraag is dus niet beperkt tot één vragenlijst. Je kunt een vraag met andere woorden voor meerdere vragenlijsten inzetten. Tijd om te beginnen met het onderdeel Vragenlijsten! We gaan er daarbij natuurlijk wel vanuit dat je voldoende rechten hebt om dit te in Normity te kunnen doen.

---

Vragen

Je begint met het vaststellen van de vragen. We gaan er hierbij vanuit dat je de vragen in Normity zelf gaat toevoegen. Om een vraag toe te voegen, volg je deze stappen:

• Klik in het menu op Vragenlijsten
• Klik in het submenu op Vragen
• Klik op de knop Nieuw

Wanneer je een vraag toevoegt, moet je vanzelfsprekend de vraag opgeven. Maar je geeft ook aan of een antwoord verplicht is of niet. Verder kun je meteen de vraag koppelen aan een of meerdere normelementen. En niet onbelangrijk: je geeft op wat voor type vraag het is. Op dit moment ondersteunt Normity de volgende vraagtypen:

• Ja / Nee
  Kies je hiervoor, dan krijgt de gebruiker bij het antwoord zogenaamde radiobuttons te zien. De gebruiker kan dan alleen kiezen uit de opties 'Ja' of 'Nee'. Is de vraag niet verplicht? Dan is ook de optie 'Niet van toepassing' beschikbaar voor de gebruiker.
• Tekstgebied
  Kies je voor deze optie, dan ziet de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag een groot tekstvak. Hij kan hierin zelf zijn antwoord formuleren.
• Tekst
  Kies je voor deze optie, dan ziet de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag een klein tekstvak. Hij kan hierin zelf zijn antwoord formuleren.
• Score
  Dit type zorgt ervoor dat de gebruiker bij het beantwoorden van de vraag de mogelijkheid krijgt om een score op te geven. Deze score is een getal tussen de 1 en 5 ofwel tussen de 1 en 10.
• Borging
  Dit is een type die vooral handig is bij het vaststellen van de mate van compliancy. Kies je dit type, dan krijgt de gebruiker namelijk 3 opties (via checkboxen): afwezig, beschikbaar, geborgd.

Heb je eenmaal een type gekozen, dan kun je deze niet meer wijzigen voor die vraag. Je kunt natuurlijk wel een andere vraag aanmaken en deze aan één of meerdere vragenlijsten hangen.

---

Rubrieken

Verwacht je heel veel vragen? Dan is het wellicht goed om eerst te starten met het toevoegen van rubrieken. Je bepaalt zelf welke rubrieken je beschikbaar hebt. Iedere vraag kan aan een rubriek worden gekoppeld. Wil je eerst rubrieken beheren? Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op Vragenlijsten
• Klik in het submenu op Rubrieken

---

Vragenlijsten

Je hebt nu vragen beschikbaar. Tijd om een vragenlijst te maken, waaraan je de vragen gaat koppelen. Je zult zien, een vragenlijst is zo gemaakt! Om vragenlijsten te beheren, neem je de volgende stappen:

• Klik in het menu op Vragenlijsten
• Klik in het submenu op Vragenlijsten

Klik je op de knop Nieuw, dan start je een nieuwe vragenlijst. Je kunt ook op het plusje klikken bij een bestaande vragenlijst, om die vragenlijst snel te kopiëren. Belangrijke keuzes die je bij het aanmaken van een vragenlijst maakt, zijn:

• Anoniem of niet
• Nederlands of Engels
• Einddatum of niet
• Welke afzender
• Welke hoofdafbeelding

Normity ondersteunt anonieme vragenlijsten. Kies je voor een anonieme vragenlijst, dan wordt er geen relatie gelegd tussen de ontvanger en de antwoorden.

Heb je de vragenlijst aangemaakt? Dan is het tijd om de vragen aan de vragenlijst te koppelen, en vervolgens de volgorde van die vragen te bepalen.

Het koppelen van de vragen doe je als volgt:

• Klik in het menu op Vragenlijsten
• Klik in het submenu op Vragenlijsten
• Selecteer de betreffende vragenlijst
• Klik op het tabblad Vragen

Selecteer de te koppelen vragen uit de lijst en klik op het pijltje naar rechts.

Klaar? Dan hoef je alleen nog maar de volgorde van de vragen te bepalen. Doe hiervoor het volgende:

• Klik in het menu op Beheer
• Klik in het submenu op Vragenlijsten
• Klik op het tabblad Vragenlijsten
• Selecteer de betreffende vragenlijst
• Klik op het tabblad Volgorde

Gebruik de pijltjes om de volgorde van de vragen te wijzigen.

---

Invoeren

Je vragenlijst is nu klaar. Tijd om de vragenlijst in te laten voeren! Je kunt een vragenlijst zelf invullen (bijvoorbeeld wanneer je de vragenlijst via een interview vult), maar je kunt de vragenlijst ook uitzetten aan één of meerdere mailadressen. Dit doe je als volgt:

• Klik in het menu op Vragenlijsten
• Selecteer de betreffende vragenlijst
• Klik op het tabblad Invoer
• Klik op de knop Nieuw

Voer hier een titel, een toelichting en de ontvangers in. Iedere ontvanger ontvangt meteen een mailtje vanuit Normity met de uitnodiging om de vragenlijst in te vullen. Op het tabblad Invoer zie je ook meteen de stand van zaken: welke vragenlijsten zijn afgerond, hoeveel vragen zijn er al beantwoord etc.

Gaat het om een anonieme vragenlijst? Dan is de werkwijze iets anders. In dat geval krijg je een standaard link te zien die je zelf kunt verspreiden. Wanneer een ontvanger de vragenlijst gaat invullen, wordt vanzelf een nieuw item aangemaakt.

---

Verwerken

Als het goed is stromen de antwoorden binnen. Normity helpt je om overzicht te houden op de invoer van jouw vragenlijsten. Zo kun je zien welke vragenlijsten al volledig zijn ingevuld, wat de voortgang per gebruiker is, en welke antwoorden er zijn binnengekomen. Er zijn meerdere manieren om deze rapportages op te vragen, maar de meest gebruikte manier is als volgt:

• Klik in het menu op Vragenlijsten
• Klik in het submenu op Vragenlijsten
• Selecteer de betreffende vragenlijst
• Klik op het tabblad Invoer
• Klik op de betreffende invoer

Je ziet nu meteen per ontvanger wat is ingevuld. Heb je een vragenlijst meerdere keren uitgezet, en wil je de antwoorden onderling vergelijken? Ook dat kan. Klik in dat geval op het tabblad Antwoorden.

---

Koppelingen

Een vragenlijst doe je natuurlijk niet zomaar. Niet zelden geldt zo'n ingevulde vragenlijst als bewijs voor een bepaalde taak, wettelijke verplichting of compliancy. En dus is het handig om de ingevulde vragenlijst ook daadwerkelijk te koppelen aan dat onderdeel. Je kunt in Normity een vragenlijst aan van alles koppelen, bijvoorbeeld acties, kansen, risico's, normelementen, leveranciers en wettelijke eisen. Dit doe je bij het betreffende element. Wil je bijvoorbeeld een leverancierbeoordeling in de vorm van een ingevulde vragenlijst koppelen aan een leverancier, dan doe je dit als volgt:

• Klik in het menu op Organisatie
• Klik in het submenu op Leveranciers
• Selecteer de betreffende leverancier
• Klik op het tabblad Vragenlijsten
• Koppel de bijbehorende vragenlijst

Met al die koppelingen kan het wel eens gaan duizelen. Het goede nieuws is dat je ook bij de vragenlijsten zelf meteen kunt zien aan welke elementen een ingevoerde vragenlijst allemaal is gekoppeld. Zo weet je meteen waar deze is ingezet!