Stappenplan - Basisinformatie
Stap voor stap aan de slag met Normity
Weet je nog dat je een paar stappen hiervoor had bepaald welke onderwerpen je in Normity wilde gaan vastleggen (en dus: welke modules je wilt gaan gebruiken)? De keus daar bepaalt ook welke basisinformatie je gaat vastleggen. Normity bevat een behoorlijk aantal stamtabellen. Dit zijn gegevens die je eenmalig moet toevoegen en die in de praktijk niet vaak meer zullen wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijke functies die gebruikers kunnen hebben. Of een categorisering van incidenten in bijvoorbeeld storingen, diefstal, brand etc. Het is goed om te beginnen met deze stamtabellen.
Welke stamtabellen je moet vullen is afhankelijk van de onderwerpen die je in Normity gaat beheren. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om de stamtabel applicatietypen te gaan vullen, als je in Normity niet je informatiesystemen gaat vastleggen. Veel organisaties gaan stapsgewijs werken met Normity. Dus niet meteen alle onderdelen, maar in de loop der tijd steeds meer. Hieronder lopen we alle stamtabellen langs die Normity kent. Per onderdeel leggen we uit hoe je deze beheert.
| Afdelingen |
Hier leg je de afdelingen vast die in je organisatie in gebruik zijn (administratie, directie etc.). Deze wordt op verschillende plekken in Normity gebruikt. Zo worden gebruikers gekoppeld aan afdelingen, maar ook bijvoorbeeld applicaties en incidenten. Je beheert afdelingen via:
|
|---|---|
| Applicatietypen |
Dit vormt een categorisering van je applicaties. Je bepaalt zelf welke categorieen je wilt gebruiken. Je kunt het bijvoorbeeld indelen naar de locatie van je applicatie (on premise, cloud etc.) of in type applicatie (kantoorautomatisering, statistiek etc.), wat je wilt. Je beheert applicatietypen via:
|
| Bedrijfsmiddelen |
Onder bedrijfsmiddelen kun je meerdere stamtabellen beheren. Dat heeft alles te maken met het feit dat Normity uitgebreid asset management kent. Iedere stamtabel heeft zijn eigen tabblad. Je vindt hier de volgende onderwerpen:
|
| Competentietypen |
In Normity kun je ook de competenties van medewerkers en stakeholders vastleggen. Bij bepaalde normen is dit zelfs verplicht. Competenties deel je in in competentietypen. Zoals je al vermoedde: deze indeling bepaal je zelf. Een veel gebruikte indeling is die in type (webinar, cursus, boek etc.). Competentietypen beheer je als volgt:
|
| Dossierstatussen |
In Normity kun je dossiers beheren: verzamelingen van documenten. Dat kan handig zijn, bijvoorbeeld omdat je dan ineens alle documenten over een bepaald onderwerp verzameld hebt. Deze dossiers kun je een zelfgekozen status meegeven. Welke dit zijn, bepaal je als volgt:
|
| Functies |
Iedere gebruiker in Normity moet een functie hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan manager, adviseur, hoofd automatisering en security officer. Ook deze categorisering bepaal je zelf. Wil je gebruikers gaan toevoegen, dan moet er minimaal 1 functie beschikbaar zijn. Functies beheer je als volgt:
|
| Incidenttypen |
Incidenttypen vormen de indeling voor je incidenten. Ook dit kies je zelf. Een veel gebruikte indeling is naar soort (openbaarmaking van niet-openbare informatie, vermissing of diefstal van bedrijfsmiddelen, besmetting met schadelijke software, aanval op de digitale infrastructuur, storing in hardware, en overig). Incidenttypen beheer je als volgt:
|
| Kennisbrontypen |
Kennisbronnen zijn precies dat: bronnen van kennis. Dit kunnen websites zijn of boeken of seminars etc. Deze kennisbronnen kun je een type meegeven en daarmee een indeling. Deze beheer je in dit onderdeel als volgt:
|
| Leveranciertypen |
Ieder leverancier wordt gekoppeld aan een leveranciertype. Bijzonder aan dit onderdeel is dat er standaard al een aantal leveranciertypen beschikbaar zijn. Deze kunnen niet worden gewijzigd of verwijderd. Deze zijn duidelijk herkenbaar in het overzicht met leveranciertypen. Buiten deze vaste leveranciertypen kun je zelf leveranciertypen toevoegen. Leveranciertypen beheer je als volgt:
|
| Mappen |
Door mappen te gebruiken kun je documenten eenvoudiger indelen. Bovendien zijn mappen belangrijk omdat ze gekoppeld kunnen worden aan gebruikersrechten. Ieder document bijvoorbeeld moet gekoppeld worden aan een map. En die indeling bepaal je grotendeels zelf. Start je Normity voor het eerst, dan bevat Normity al wel een aantal standaardmappen. Hierbij moet je onder andere denken aan:
Het staat je natuurlijk volledig vrij om je eigen indeling in mappen te maken. Mappen beheer je op de volgende wijze:
|
| Privacy |
Hieronder vallen een groot aantal stamtabellen. Ieder onderwerp heeft zijn eigen tabblad. De volgende onderwerpen kun je als stamtabel beheren:
|
| Taaktypen |
Je hebt het waarschijnlijk al geraden: taaktypen kun je gebruiken wanneer je met de taken aan de slag gaat. Let wel: het gebruik van taaktypen is niet verplicht. Je kunt dus prima met taken aan de slag gaan, zonder dat je taaktypen gebruikt. Maar taaktypen zijn wel handig, zeker als je veel taken hebt. Met taaktypen kun je namelijk je taken indelen. Meer daarover in het onderdeel Taken. Taaktypen kun je als volgt beheren:
|
| Thema's |
Ga je aan de slag met het onderdeel Acties? Dan is het wellicht handig om ook thema's aan te maken. Thema's kun je zien als een soort kostenplaatsen. Je bepaalt zelf welke thema's je aanmaakt en vervolgens kun je aan dat thema acties koppelen. Zo cluster je snel de acties die bij een bepaald onderwerp horen. Je beheert deze via:
|
| Verbeterregistertypen |
Verbeterregistertypen vormen de indeling voor je verbeterregister. Ook dit kies je zelf. En geef je op deze plek ook de ontvangers aan per type, dan ontvangen deze personen direct een mailtje wanneer een nieuw item van dat type wordt toegevoegd. Verbeterregistertypen beheer je als volgt:
|
| Werkterreinen |
Werkterreinen zijn gebieden waarop je organisatie actief is. Op dit moment zijn deze alleen van belang bij het maken van risico-analyses. Hierbijkun je ieder risico koppelen aan een of meerdere werkterreinen. Op deze manier heb je snel inzicht op welke terreinen risico's binnen je organisatiespelen. Je bepaalt zelf welke indeling je hiervoor wilt gebruiken. Je beheert werkterreinen via:
|
Zo, dat was ongetwijfeld even een werkje. Heb je alle stamtabellen gevuld die je nodig hebt? Dan is het tijd voor de volgende stap!
Inhoud
We raden nieuwe gebruikers aan om het stappenplan stap voor stap door te nemen. Maar natuurlijk kun je ook meteen naar een pagina springen!
Hulp nodig?
Kom je er toch niet helemaal uit? Geen probleem. Ons team staat voor je klaar om je te helpen.
Telefoon
085 - 00 46 605
E-mail
hallo@normity.nl