Microsoft Teams

Thuiswerken is het nieuwe normaal geworden. Waar we voorheen elkaar opzochten op kantoor, zitten we nu met elkaar in een Microsoft Teams meeting. Voor de meeste van ons werkt dat goed. Maar het moet ook veilig zijn. Wij hebben een paar tips voor je op een rijtje gezet.

Marcel van Langen

Beheer je teams

Binnen Microsoft Teams kun je - de naam zegt het al - teams aanmaken. Bijvoorbeeld speciaal voor een werkgroep of een afdeling. Superhandig, want binnen zo'n team kun je snel afspraken inplannen, gesprekken voeren, documenten delen enzovoorts. Maar het is ook een risico. Voor je het weet heb je een document met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie gedeeld. Of ziet iemand informatie waar hij of zij niet voor gemachtigd is. Let er dus goed op wie toegang heeft tot jouw teams. En verwijder het team wanneer deze niet langer nodig is. Je kunt een team verwijderen door achter de naam op de 3 puntjes te klikken en dan te kiezen voor 'team verwijderen'.

Wees kritisch wat je deelt

Microsoft Teams is eenvoudig in gebruik. Een paar klikken en je hebt die belangrijke documenten gedeeld. Dat biedt veel voordelen. Maar er zijn situaties waarin je beter kunt kiezen voor een andere vorm van samenwerken. Sommige documenten horen nu eenmaal niet thuis in Microsoft Teams, maar bijvoorbeeld op één van de netwerkschijven. Of misschien hoort het document wel op het eigen intranet of in Confluence. Wees je dus bewust van de manier waarop je bestanden deelt met elkaar.

Train jezelf in gebruik

Microsoft Teams kun je naar eigen smaak aanpassen. Dit kan overweldigend zijn, maar het biedt ook de kans om meer uit het product te halen. En het veilig in te richten! Online kun je veel informatie vinden. Zo heeft Microsoft zelf een portaal met heldere informatie. Daar lees je bijvoorbeeld hoe je een team kunt instellen, een app kunt toevoegen en notities kunt maken en delen. Toch liever ondersteuning? Vraag een collega of bekende!

Wees omgeving bewust

Je bent niet altijd alleen thuis. Je partner, de hulp in de huishouding, vrienden van je kinderen, in een thuissituatie kan het allemaal. Werk je voor een organisatie, dan kan het zomaar zijn dat je met gevoelige gegevens werkt. Bijvoorbeeld mondeling in een Teams gesprek, op het scherm via een geopend bestand of een geprint document. Wees daar bedacht op. Zorg ervoor dat je vertrouwelijke gesprekken en documenten ook echt vertrouwelijk zijn. Maak bijvoorbeeld gebruik van een koptelefoon of headset, zodat alleen jij kunt horen wat er door de anderen gezegd wordt. Bijkomend voordeel: minder last van omgevingsgeluid! En loop je bij je computer vandaan, vergrendel dan je computer. Dit kan eenvoudig en snel via de toetsencombinatie Windows + L. En ruim geprinte documenten natuurlijk altijd zorgvuldig op.

Houd je computer veilig en up-to-date

Bij het thuiswerken maken veel medewerkers gebruik van hun eigen laptop of ander apparaat. Dit werkt goed, maar het brengt wel uitdagingen met zich mee. Zeker op het gebied van beveiliging. We vragen je dan ook om nog eens goed te kijken naar je eigen beveiliging te kijken. Heb je je WIFI goed beveiligd? Heb je het standaard wachtwoord van je router thuis aangepast? Heb je de Windows updates gedraaid? En maak je gebruik van (up-to-date) antivirussoftware? Belangrijke vragen die zeker je aandacht verdienen. In een volgend artikel gaan we hier dieper op in!

Tenslotte nog wat tips

  • Gebruik geen persoonlijke apps als Whatsapp of Messenger om zakelijk te communiceren
  • Wees alert op phishing mailtjes en andere valse e-mails. Bij twijfel niet openen!
  • Denk eens aan de papierbak. Zitten daar misschien vertrouwelijke documenten tussen?
  • Deel nooit je wachtwoord met anderen, zelfs niet met je partner of vaste collega
microsoft teams team werkgroep afdeling afspraken planner persoonsgegevens machtiging verwijderen samenwerking intranet confluence bestand bestanden inrichting portaal notitie meekijken omgeving printer vertrouwelijk laptop beveiliging wachtwoord updates antivirus