Software voor een managementsysteem wordt bijna altijd met een staffel verkocht: je betaalt per gebruiker, per module of per normenkader. Daardoor is de rekening na een paar jaar vaak een veelvoud van de eerste offerte, terwijl er functioneel niets veranderde. Wij rekenen één vast bedrag en leggen hier uit waarom.
Je zoekt software voor je managementsysteem. Je bekijkt een stuk of vijf leveranciers, je leest over modules en normen en integraties, en dan zoek je naar het enige dat je op dat moment echt wilt weten: wat kost dit? Negen van de tien keer vind je dan een knop met "neem contact op". Vervolgens zit je in een demo van een uur voordat er een getal valt. Herkenbaar? In dit artikel leggen we uit hoe de prijzen in deze markt zijn opgebouwd, waarom de eerste offerte zelden de echte prijs is, en hoe wij het bij Normity aanpakken. Ook als je uiteindelijk voor een ander kiest, kun je hier wat mee.
Er is een aardige reden en een minder aardige reden.
De aardige reden: een prijs zonder context zegt weinig. Een organisatie met acht medewerkers en één norm heeft iets anders nodig dan een ziekenhuis met twaalf afdelingen en vier kaders. Een leverancier wil dat gesprek graag eerst voeren. Dat is te begrijpen.
De minder aardige reden: de prijs die je in het begin hoort, is vaak niet de prijs die je later betaalt. En dat is een stuk lastiger uit te leggen op een website dan in een gesprek waarin je al enthousiast bent geworden.
Vrijwel elke leverancier in deze markt draait aan een of meer van dezelfde drie knoppen.
Op zichzelf is daar niets mis mee. Een leverancier moet nu eenmaal ergens een prijs aan ophangen. Het wordt pas vervelend als die knoppen precies meedraaien met de dingen die bij een gezonde organisatie vanzelf gebeuren.
Stel: je begint met ISO 9001. Twintig mensen die ermee werken, drie modules die je echt nodig hebt. De offerte ziet er prima uit en je tekent.
Dan gaat het goed. Een jaar later wil een klant dat je ISO 27001 aantoont, dus dat kader komt erbij. Het jaar daarna groeit de organisatie naar veertig medewerkers en merk je dat je collega's op andere afdelingen ook willen meekijken. En omdat het lekker loopt, wil je die auditmodule er nu ook wel bij.
Er is functioneel niets veranderd. Het is dezelfde software, in dezelfde omgeving, met dezelfde leverancier. Maar je factuur is inmiddels een veelvoud van wat er in die eerste offerte stond. Niet omdat je meer waarde krijgt, maar omdat je succes hebt gehad.
En eerlijk is eerlijk: dat is precies waar zo'n model op ontworpen is.
We werken veel voor zorginstellingen en publieke organisaties, en daar zien we iets wat we niet zo mooi vinden. In die sectoren komen jaarbedragen voorbij die in geen verhouding staan tot wat er functioneel geleverd wordt. Dezelfde soort functionaliteit als in de reguliere markt, maar een prijskaartje van een andere orde.
Waarom dat kan? Omdat de budgetten er soms zijn, omdat aanbestedingstrajecten complex zijn, en omdat een zorginstelling die halverwege een certificeringstraject zit niet zomaar overstapt. Dat is een positie waar je als leverancier misbruik van kunt maken.
Wij vinden dat je dat niet moet doen. Publieke instellingen en zorgorganisaties werken met gemeenschapsgeld en met zorgpremies. Elke euro die daar naar een licentie gaat, gaat niet naar de mensen voor wie die organisatie bestaat.
Bij Normity betaal je één vast bedrag, of je nu een ISMS, een kwaliteitsmanagementsysteem of allebei inricht. Daar zit alles in:
We hebben één kleine grens en dat is fair use. Daar zijn we in de praktijk nog nooit tegenaan gelopen, en we vermoeden dat dat zo blijft.
Omdat we niet kunnen bedenken welk argument er zou zijn om je meer te laten betalen.
Je organisatie groeit. Je voegt een kader toe. Je collega's gaan de software ook gebruiken. Dat is allemaal goed nieuws, voor jou en voor ons. Onze kosten gaan er nauwelijks van omhoog. Het is dezelfde omgeving, dezelfde code, hetzelfde platform. Het enige argument voor een prijsverhoging op zo'n moment is winstmaximalisatie.
En dat past niet in de relatie die we met onze klanten willen hebben. Wij zien een klant liever tien jaar tevreden blijven dan drie jaar met een oplopende factuur. Dat klinkt misschien naïef voor een softwarebedrijf, maar het werkt gewoon prima.
Je kunt je overigens afvragen wat een staffelmodel eigenlijk over een leverancier zegt. Als het verdienmodel afhangt van jouw groei in plaats van van de waarde die je krijgt, waar zit de aandacht dan?
Ga je met leveranciers in gesprek, dan helpen deze vragen om de echte prijs boven tafel te krijgen. Ook als je niet bij ons uitkomt.
Die laatste is de belangrijkste. Een leverancier die het lastig maakt om te vertrekken, rekent erop dat je blijft omdat je niet weg kunt. Zorg ervoor dat je die vraag stelt voordat je tekent, niet erna.
Je hebt het vast al gemerkt. We openen dit artikel met de vraag waarom niemand zijn prijs op de website zet, en vervolgens noemen wij hem hier ook niet. Fraai is anders.
Dus even eerlijk: dat is bewust. Niet om jou in het ongewisse te houden, maar om onze concullega's niet wijzer te maken dan nodig. Vergeef ons, wij moeten ook wel een beetje commercieel denken! Vraag een voorstel op en je hoort precies wat je betaalt, wat erin zit en wat je over vijf jaar kwijt bent. Daar hoef je geen demo van een uur voor uit te zitten.
Kortom: het bedrag in de eerste offerte zegt weinig. Kijk naar wat er gebeurt als je organisatie het goed doet. Daar zit het verschil.
Wil je je laten verrassen door een eerlijk voorstel? Neem dan contact met ons op.
De vragen die we het vaakst krijgen over de prijs van software voor je managementsysteem, met korte en feitelijke antwoorden.
Dat verschilt enorm, omdat leveranciers op verschillende manieren rekenen. De meeste werken met een staffel: je betaalt per gebruiker, per module of per normenkader. Daardoor zegt een beginbedrag weinig over wat je na drie jaar kwijt bent. Vraag daarom altijd naar de prijs bij de omvang die je over drie jaar verwacht, niet naar de prijs van vandaag.
Bij een staffelmodel groeit de prijs mee met een variabele: het aantal gebruikers, het aantal modules of het aantal normenkaders. De offerte oogt daardoor vriendelijk bij de start, maar loopt op zodra je organisatie of je ambitie groeit.
Nee. Je betaalt een vast bedrag waarin alle gebruikers zitten. Of je nu met vijf of met vijfhonderd mensen in Normity werkt, de prijs verandert daar niet van. We hanteren wel een fair use-afspraak, maar daar zijn we in de praktijk nog nooit tegenaan gelopen.
Niets, prijstechnisch. Je koppelt zoveel normenkaders als je nodig hebt binnen hetzelfde bedrag. Werk je met een norm die we nog niet ondersteunen, dan bouwen we die kosteloos voor je.
Soms omdat een prijs zonder context weinig zegt. Vaker omdat de uiteindelijke prijs afhangt van variabelen die pas in het verkooptraject ter sprake komen. Een leverancier die geen bedrag noemt, hoeft niet onbetrouwbaar te zijn, maar het is wel een reden om goed door te vragen.