Overstappen naar Normity

Stap je over vanuit een bestaand managementsysteem, bijvoorbeeld een set Word- en Excel-bestanden, een ander tool of andere software? Dan is deze gids voor jou. Het opzetten van Normity vanaf nul (zie de Getting Started-gids) is iets anders dan overstappen vanuit een bestaand systeem. Overstappen is vooral een project: je verplaatst bestaande informatie en verantwoordelijkheden naar Normity, zonder dat er onderweg dingen zoekraken of onduidelijk worden. Deze gids beschrijft die aanpak, in de volgorde die zich in de praktijk bewijst.

Overzetten, niet verbeteren

De grootste valkuil bij een overstap is de verleiding om het meteen beter te doen. Zodra je in de bestaande informatie duikt, wil de organisatie van de gelegenheid gebruikmaken om op te schonen, aan te vullen en van alles te verbeteren. Doe dat niet. Je zet óf over, óf je verbetert, niet allebei tegelijk. Verbeteren tijdens het overzetten maakt het project ongrijpbaar, onvoorspelbaar en veel langer dan nodig. Zet eerst over. Verbeteren doe je daarna, als Normity de enige waarheid is.

De aanpak in acht stappen

Hieronder staat de aanpak die zich in de praktijk bewijst. Loop de stappen zoveel mogelijk in deze volgorde af.

1. Bepaal en betrek eerst de juiste personen
   Zodra je informatie toevoegt, koppel je die aan eigenaarschap of uitvoering. Dat is precies de bedoeling, maar die personen moeten dan wel eerst als account in Normity staan. Overweeg om de e-mails vanuit Normity uit te zetten voor gebruikers die nog geen actief onderdeel van het project zijn. Dat geldt in het bijzonder voor managers. Maak dit vooraf duidelijk, zodat niemand verrast wordt door meldingen over iets waar hij nog niet mee bezig is.
2. Kies één interne eigenaar van de migratie
   Je hebt één interne aanspreekpartner nodig die verantwoordelijk is voor de overstap: iemand die de eigenaren van documenten en taken aanwijst en de benodigde informatie aanlevert. Zonder die persoon word je zelf de eigenaar én de bottleneck, en stokt het project aan jouw kant.
3. Maak eerst een nulmeting van het oude systeem
   Voordat je Normity aanraakt, maak je een eenvoudige inventarisatie van wat er werkelijk is: documenten, taken, lijsten, eigenaren, volume. Dit geeft je je scope, voorkomt verrassingen halverwege en wordt je checklist om na de overstap tegen af te vinken. Het helpt bovendien om scope creep te voorkomen.
4. Spreek een cold-turkey-moment af
   Kies een specifieke datum waarop het oude systeem niet langer gebruikt wordt en Normity officiëel de enige bestaande waarheid is. Zonder zo'n harde knip blijven beide systemen naast elkaar bestaan en weet niemand meer wat leidend is.
5. Zet het oude systeem daarna op read-only: gooi het niet weg
   Zet het oude systeem direct na de cold-turkey-datum op alleen-lezen. Mensen kunnen dan nog dingen opzoeken, maar Normity is de enige bron van waarheid. Dat maakt de knip psychologisch makkelijker en voorkomt "maar het oude systeem zegt..."-discussies.
6. Begin met documenten, taken en compliance
   Dat is een mooie combinatie: als je daarmee klaar bent, heb je de basis van het managementsysteem al in Normity staan. Koppel ze zoveel mogelijk aan elkaar. Het grote voordeel: je creëert accountability, omdat je via de normelementen de eigenaren van documenten, periodieke taken en het bedrijfsonderdeel aanwijst.
7. Doe daarna de lijsten
   Er zijn altijd lijsten: stakeholders, assets, applicaties, leveranciers. Zet die over en koppel ze aan de informatie die je in stap 6 hebt toegevoegd.
8. Rond af met de verdieping
   Nu de basis en de lijsten staan, zet je de onderdelen over die daarop voortbouwen: risicoanalyses, het verwerkingsregister en de onderlinge koppelingen. Ook hier geldt: overzetten, nog niet verbeteren. Pas als alles in Normity staat, begin je aan de verbeterslag.

Tot slot

Zodra je hebt overgezet, staat het managementsysteem als één samenhangend geheel in Normity, met duidelijke eigenaren. Voor de dagelijkse werking van het platform, zoals modules, instellingen, controles en bewijslast, verwijzen we naar de Getting Started-gids. Kom je er niet uit? Neem gerust contact met ons op.