Leverancierbeoordeling (3/3) - Resultaten

Kwalificeren

Na de beoordeling is het belangrijk om vast te stellen wat voor soort relatie je in de toekomst zou willen hebben met de leverancier. Overtreft deze al jaren jullie verwachtingen en kunnen jullie lezen en schrijven met elkaar? Of wordt de gewenste kwaliteit geleverd zonder poespas en niet meer dan dat? Of laat de leverancier herhaaldelijk steekjes vallen en is men aan de telefoon ook niet altijd even vriendelijk en oplossingsbereid? Hoe dan ook, op basis van de kwalificatie stel je vast of je liefst altijd, geregeld of liever geen zaken (meer) met de leverancier wilt doen.

Labels

Het handigste is om labels te gebruiken en die toe te kennen aan een leverancier. Bijvoorbeeld:

• Voorkeur: de leverancier levert al meerdere jaren bovengemiddelde kwaliteit
• Standaard: de leverancier levert goede kwaliteit en mag een vervolgopdracht krijgen
• Gediskwalificeerd: de leverancier heeft meerdere keren onvoldoende gepresteerd en mag geen nieuwe opdrachten meer krijgen

Een nieuwe of nog niet beoordeelde leverancier zou je deze kwalificatie kunnen geven:

• Nog niet beoordeeld: de leverancier is nieuw of teruggekeerd en mag een eerste opdracht krijgen

Tips

• Leg deze labels vast in de relevante systemen, zoals je inkoopsysteem, je CRM, je contractmanagementsysteem, je contactenlijst en je kwaliteitsmanagementsysteem. Houd het actueel.
• Zorg ervoor dat iedereen die met deze leveranciers te maken heeft, weet welke kwalificatie er geldt. Het zou zonde zijn als er nog steeds wordt ingekocht bij een leverancier die wegens slechte prestaties gediskwalificeerd is.

Criteria kwalificatie

Welk label je toekent aan welke leverancier, het kwalificeren, doe je door het vaststellen van de criteria per label. Dit zou je op de volgende wijze kunnen doen, ervan uitgaande dat je bijvoorbeeld vijf toetsingscriteria had gedefinieerd (zie deel 2):

Voorkeur

• de leverancier heeft minstens twee beoordelingen achter elkaar op drie of meer toetsingscriteria uitstekend gescoord

Standaard

• de leverancier heeft op alle toetsingscriteria minstens voldoende of uitstekend gescoord tijdens de beoordeling
• de leverancier heeft op de laatste beoordeling een of twee onvoldoendes gescoord, maar had hiervoor de status Standaard of Voorkeur

Nog niet beoordeeld

• de leverancier is nog niet eerder beoordeeld

Gediskwalificeerd

• de leverancier heeft bij twee opeenvolgende beoordelingen een of meerdere onvoldoendes gescoord
• de leverancier heeft bij de laatste beoordeling drie of meer onvoldoendes gescoord en had hiervoor de status Standaard of Voorkeur

Uitzondering

• de leverancier heeft onvoldoende gescoord, maar is op dit moment onmisbaar. Zie het stukje over Uitzonderingen hieronder.

Een overzicht kan er dan zo uitzien:

Beoordeling 202X

Beoordeling 202X+1

Uitleg

• Leverancier A heeft twee keer op rij meer dan drie uitstekends gescoord en is daarmee een voorkeursleverancier geworden
• Leverancier B heeft zich zowaar verbeterd op z'n afspraken, maar blijft een standaardleverancier
• Leverancier C heeft zo slecht gescoord dat we afscheid van hem hebben genomen: gediskwalificeerd
• Leverancier D heeft het nog slechter gedaan als het jaar daarvoor, maar blijft op last van de directie een uitzondering

Uitzonderingen

Het kan zijn dat je een leverancier hebt waar je ontevreden over bent, maar die wel een product of dienst levert waar je niet omheen kunt. De leverancier zou objectief gezien eigenlijk als Gediskwalificeerd beoordeeld moeten zijn.

In dit soort gevallen kun je overwegen het label Uitzondering toekennen aan de leverancier. Laat een Uitzondering altijd accorderen op directieniveau zodat eventuele consequenties van het inzetten van de leverancier vooraf bekend zijn en eventuele mitigerende maatregelen vooraf geïnitieerd kunnen worden door de directie.

Verder is het verstandig om alle leveranciers met het label Uitzondering minimaal één keer per jaar te beoordelen.

Tenslotte

Door het gestructureerd aanpakken van leveranciersbeoordelingen kan een organisatie makkelijker en kwantificeerbaarder grip houden op zijn leveranciers. En hiermee ook op de eigen kwaliteit, want daar is het uiteindelijk om te doen.