Een doelstelling is je kwalitatieve doel; een KPI (kritieke prestatie-indicator) is de meetbare indicator die laat zien of je dat doel haalt. In Normity is de doelstelling de paraplu waar meetbare KPI's onder hangen, elk met een streefwaarde, streefrichting en periodieke metingen. Zo groeit een vaag voornemen uit tot informatie waarop je echt kunt sturen.
Je kent het wel. Aan het begin van het jaar staan de goede voornemens op papier: tevredener klanten, minder incidenten, een lager ziekteverzuim. Prachtige plannen. Maar is "tevredener klanten" nou een doelstelling of een KPI? En maakt dat eigenlijk uit? Ja, dat maakt uit. Wie die twee door elkaar haalt, houdt aan het eind van het jaar mooie voornemens over zonder te weten of ze ook gehaald zijn. In dit artikel leggen we eerst het verschil helder uit, en laten we daarna zien hoe je het in Normity concreet inricht.
In het kort
Een doelstelling is wat je wilt bereiken. Ze is kwalitatief, richtinggevend en vaak in gewone mensentaal geformuleerd: "we willen dat onze klanten tevredener worden" of "we willen minder verspilling in ons proces". Een doelstelling motiveert en geeft koers, maar ze zegt op zichzelf nog niets over wanneer je klaar bent.
Een KPI is dat wél. KPI staat voor Key Performance Indicator, oftewel kritieke prestatie-indicator. Een KPI is de meetbare indicator die laat zien of je op koers ligt richting je doelstelling. "Klanttevredenheid van minimaal een 8", gemeten per kwartaal: dat is een KPI. Een getal, een richting en een moment.
Een vergelijking die misschien een beetje mank gaat, maar toch: je doelstelling is de bestemming van je autorit, je KPI is de kilometerteller en het navigatiescherm. De bestemming vertelt je waaróm je rijdt. De teller vertelt je of je opschiet en of je nog de goede kant op gaat. Je hebt ze allebei nodig.
Heb je alleen doelstellingen en geen KPI's, dan houd je mooie voornemens over. Iedereen knikt instemmend bij "we streven naar tevreden klanten", maar niemand kan aan het eind van het jaar hard maken of het gelukt is. Andersom kan ook: alleen maar cijfers en dashboards zonder onderliggend doel. Dan meet je van alles, maar niemand weet meer waaróm.
De kunst is de koppeling. Eén doelstelling kun je bovendien vaak vanuit meerdere hoeken meten. "Tevredener klanten" kun je aflezen aan een tevredenheidscijfer, aan het aantal klachten én aan het percentage klanten dat blijft. Drie KPI's, één doelstelling. En dat is precies hoe Normity het model heeft opgezet.
In Normity vind je Doelstellingen onder het menu Organisatie. Een doelstelling is de kwalitatieve paraplu. Je geeft haar een titel, een status (Concept, Actief of Inactief), een verantwoordelijke en je beschrijft in de velden Doel en Toelichting wat je precies wilt bereiken. Zo houd je de context bij het doel.
Het mooie is dat je die doelstelling meteen verankert in de rest van je managementsysteem. Je koppelt haar aan de relevante normelementen (het veld Artikelen), aan de processen waarin het werk gebeurt en aan de taken die eruit voortvloeien. Zo staat een doelstelling nooit op zichzelf, maar hangt ze vast aan je normen en je dagelijkse werk.
Het meetbare werk gebeurt in het tabblad KPI's. Daar hang je onder je doelstelling een of meerdere KPI's, elk met een eigen meetlat. De doelstelling blijft de richting, de KPI's maken haar meetbaar.
Een KPI in Normity heeft een handvol velden die samen precies vastleggen wat je meet en wanneer het goed is. Geen ingewikkelde formules, gewoon een paar heldere keuzes:
Zorg ervoor dat je streefrichting klopt met wat je meet. Laat dat nou net het veld zijn waar de kleuren op draaien. Bij "Lager is beter" is een meting groen zodra ze op of onder je streefwaarde ligt, bij "Hoger is beter" precies andersom.
Een KPI zonder metingen is nog steeds een voornemen. Daarom leg je bij elke KPI periodiek een meting vast in het tabblad Metingen. Je kiest het jaar, eventueel de maand, en vult de meetwaarde in. Normity controleert meteen of de waarde bij het type past en of je niet per ongeluk dezelfde periode dubbel invoert.
En dan gebeurt het leuke. Zodra je meet, laat Normity zien hoe je ervoor staat. In het KPI-overzicht krijgt elke KPI een stoplicht: groen ("Akkoord") als je de streefwaarde haalt, rood ("Niet akkoord") als dat niet zo is. Bij numerieke KPI's met meerdere metingen tekent Normity bovendien een grafiek waarin je je voortgang in de tijd ziet, met een gestippelde lijn op je streefwaarde en balken die groen of rood kleuren.
Elke meting wordt automatisch vastgelegd in het logboek van de bovenliggende doelstelling. Zo heb je zonder extra werk een keurige historie van hoe je doel zich door de tijd heeft ontwikkeld. Handig voor jezelf, en fijn voor de auditor.
Hier komt alles samen. Omdat je doelstellingen aan je normelementen hangen en je KPI's netjes meten, heb je bij je directiebeoordeling geen zoekwerk meer. De vraag "hebben we onze ISO 9001-doelstellingen gehaald?" beantwoord je door simpelweg naar je KPI's te kijken. Groen is groen, rood vraagt om een actie. En die actie koppel je meteen weer aan dezelfde doelstelling.
Zo wordt de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) geen theoretisch plaatje maar een rondje dat je echt maakt: je plant een doel, je meet, je beoordeelt de KPI's en je stuurt bij. Precies wat een norm als ISO 9001 van je vraagt, en precies wat een managementsysteem leuk maakt in plaats van een verplicht nummer.
Je hoeft niet meteen een compleet dashboard op te tuigen. Begin klein: kies één doelstelling die er echt toe doet, hang er één of twee KPI's onder en leg je eerste meting vast. Je zult merken dat het verschil tussen "we willen beter worden" en "we staan op een 7,4 en gaan voor een 8" verrassend motiverend werkt.
En mochten we je nou nieuwsgierig hebben gemaakt, dan helpen we je graag op weg. Neem gerust contact met ons op of vraag een demo aan, dan laten we je live zien hoe doelstellingen en KPI's in Normity samenwerken.
De vragen die we het vaakst krijgen over doelstellingen en KPI's, met korte en feitelijke antwoorden.
Een doelstelling is kwalitatief en beschrijft wat je wilt bereiken, bijvoorbeeld 'tevredener klanten'. Een KPI (kritieke prestatie-indicator) is de meetbare indicator die laat zien of je dat doel haalt, bijvoorbeeld een klanttevredenheidscijfer van minimaal een 8. De doelstelling geeft de richting, de KPI is de meetlat.
Ja. In Normity is de doelstelling de paraplu en hang je daar zoveel meetbare KPI's onder als je wilt. Eén doelstelling meet je vaak vanuit meerdere invalshoeken, en elke invalshoek is dan een eigen KPI met een eigen streefwaarde.
Nee. Een doelstelling mag zuiver kwalitatief blijven. Maar zodra je wilt sturen op voortgang, is een of meerdere KPI's eronder de manier om je doel meetbaar en aantoonbaar te maken.
Dat bepaal je per KPI met het veld Frequentie: per maand of per jaar. Bij elk meetmoment registreer je een meetwaarde, en Normity laat direct zien of je op koers ligt.