Waarom heb je een KMS nodig?

Als je het op straat zou vragen, zou iedereen bij de vraag 'wat is kwaliteit?' een ander antwoord geven. Het is ook een moeilijk begrip. Kwaliteit kent vele vormen en betekenissen.

Marcel van Baren
Normity - Icoon - Twitter Normity - Icoon - Facebook Normity - Icoon - LinkedIn Normity - Icoon - Whatsapp Normity - Icoon - Pinterest Normity - Icoon - Email Normity - Icoon - Email Normity - Icoon - Google Normity - Icoon - Plus

Inhoud

Wat verstaan we onder kwaliteit?

Als je het op straat zou vragen, zou iedereen bij de vraag 'wat is kwaliteit?' een ander antwoord geven. Sommigen zullen het hebben over iets wat ze aan hebben of bij zich hebben (deze jas is van goede kwaliteit), anderen zullen iets roepen over een merk of dienst. En misschien is iemand bedreven in Wikipedia en haalt deze een van de genoemde definities aan zoals "de mate van voldoening aan de norm van de klant" of "het geheel van kenmerken van een entiteit dat betrekking heeft op het vermogen van die entiteit om kenbaar gemaakte en vanzelfsprekende behoeften te bevredigen". Hoe het ook zij, kwaliteit kent vele vormen en betekenissen.

Toch kun je kwaliteit wat meer kwantificeerbaar maken: Als je als organisatie kwaliteit wil leveren - we laten even in het midden of dat vanuit de eigen waarden komt of dat de wet of de klant dit afdwingt - dan zul je moeten bepalen wat het begrip kwaliteit voor jullie inhoudt. Zit dat bijvoorbeeld in duurzaamheid, gebruikersvriendelijkheid, zuinigheid, functionaliteit of beveiliging?

Wat is kwaliteitsmanagement?

Je kunt je wellicht voorstellen dat als je als organisatie duidelijk voor ogen hebt wat je aan kwaliteit wilt leveren, dat invloed heeft op de manier waarop je werkt. Je zult de kwaliteit willen vaststellen, verbeteren, controleren en beheren. En dat niet eenmalig, maar permanent. Je zult dus kwaliteitsrichtlijnen moeten opstellen, kwaliteitsprocessen moeten inrichten, verantwoordelijkheden moeten toewijzen en dit alles moeten documenteren en onderhouden. Je managet je kwaliteit dus, met andere woorden: kwaliteitsmanagement! En je wilt dit ook bewijsbaar doen, zodat je kunt aantonen dat je zegt wat je doet en doet wat je zegt.

Plan, Do, Check, Act (PDCA)

Normity - Plan Do Check Act cirkel

Continu verbeteren is één van de belangrijkste principes voor kwaliteitsverbetering. Een van de meest gebruikte modellen is PDCA: Plan, Do, Check en Act. Het PDCA-model werd in de vorige eeuw geïntroduceerd door William Edwards Deming. Het uitgangspunt is dat je bij Plan kijkt naar je huidige werkzaamheden en een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden maakt. Bij Do voer je deze verbetering uit en bij Check kijk je of de verbetering het gewenste resultaat brengt. Bij Act stel je eventueel je je verbetering bij n.a.v. de gevonden resultaten bij Check. Daarna begin je opnieuw met nieuwe verbeteringen.

Wat doet een kwaliteitsmanagementsysteem?

De misvatting die vaak bestaat, is dat een kwaliteitsmanagementsysteem, ook wel KMS of QMS genoemd, een stuk software is. Dat is eigenlijk niet zo. Een gangbare definitie die je kunt vinden, is "Een kwaliteitsmanagementsysteem is een overzichtelijk geheel van alle vereiste procedures, processen, beleid, resultaten en registraties binnen een bedrijf.". Dus een geheel van afspraken die je over kwaliteit maakt. En dat zegt dus niets over de vorm waarin die afspraken zijn vastgelegd en deze worden uitgevoerd en gecontroleerd.

Wat doet goede KMS software?

Toch is het wel zo dat als je serieus met kwaliteitsmanagement aan de gang gaat, je snel tegen de beperkingen van losse bestanden in een folderstructuur of iets als Sharepoint aanloopt. Je zult namelijk het overzicht langzaamaan kwijtraken. Met name als documenten naar elkaar verwijzen, planningen niet geheel duidelijk zijn en verantwoordelijkheden niet 100% zijn belegd. En omdat kwaliteit constant in beweging is (PDCA!), zul je zien dat de kwaliteit van je kwaliteitsmanagementsysteem al snel verwaterd.

Goede kwaliteitsmanagementsysteem software of kwaliteitsmanagementsysteem tools helpen je op eenvoudige wijze met het efficiënt en deels automatisch beheren van alles wat kwaliteit te maken heeft. Wat je concreet zou moeten verwachten van een KMS / QMS, is dat:

  • je de organisatie context kunt vastleggen, zoals belanghebbenden, contactpersonen, leveranciers, competenties, kennisbronnen, applicaties en wet/regelgeving;
  • je bedrijfsmiddelen kunt beheren (asset management);
  • je incidenten kunt vastleggen, toewijzen en opvolgen;
  • je risicoanalyses kunt uitvoeren;
  • je verantwoordelijkheden kunt vastleggen en de verantwoordelijken automatisch opvolgen als dat nodig is;
  • je documentatie in versies kunt vastleggen, reviewen en koppelen;
  • je regelmatige en eenmalige activiteiten kunt plannen en koppelen;
  • je alle bovenstaande zaken kunt koppelen aan de relevante artikelen van je kwaliteitsnorm;
  • het systeem gemakkelijk geaudit kan worden;
  • het systeem zelf veilig is;
  • het systeem makkelijk configureerbaar is.

In het kort: een KMS / QMS software moet je helpen om je kwaliteitsadministratie up te date te houden door degenen die daar verantwoordelijk voor zijn.

Lees meer over Normity en de vele functionaliteit die het biedt.

Wat zijn de voordelen van KMS software?

Als je goed tussen de regels door kunt lezen, zul je al hebben begrepen dat het wellicht verstandig is om na te denken over het inzetten van kwaliteitsmanagementsysteem software. Ook in jouw organisatie. Maar bij deze de top 5 voordelen:

Je kwaliteit wordt verhoogd

Dit klinkt dubbelop en voor de hand liggend, maar goede KMS-software zorgt ervoor dat je kwaliteitsmanagementsysteem tot leven komt, en daarmee de kwaliteit van je producten/diensten.

Kwaliteit voor iedereen, door iedereen

Vaak is kwaliteit belegd bij 1 persoon of 1 afdeling, die vaak als een eiland(je) wordt gezien. KMS-software kan ervoor zorgen dat iedereen in de organisatie mee gaat doen en denken over kwaliteit. Kwaliteit wordt inzichtelijk. Je geeft bijvoorbeeld iedereen de mogelijkheid om incidenten/issues/klachten te melden, iedereen mag de kwaliteitsdocumenten inzien en het onderhoud daarvan wordt niet meer alleen gedaan door die arme kwaliteitsfunctionaris, maar door degenen die hier echt voor verantwoordelijk zijn. Het systeem informeert actief en volgt iedereen automatisch op volgens de planning.

Risico's vermijden en maatregelen nemen

Goede KMS-software helpt je bij het makkelijk inzichtelijk maken van de risico's die je als organisatie loopt, zodat je daarop alvast kunt anticiperen en maatregelen kunt nemen voordat er klachten gaan ontstaan. Dit is een essentieel onderdeel van kwaliteitsmanagement. Voorbij zijn die risicobijeenkomsten waarbij iedereen elkaar zat aan te staren en het heel lastig bleek om zinvolle risico's te identificeren.

Certificatie binnen handbereik

Misschien heb je al een audit gehad en vroeg de auditor om bewijsmateriaal die je overal vandaan moest halen. Als dat al lukte binnen die paar minuten die je kreeg. En nee, de auditor hoefde niet nog een kopje koffie, hij/zij wilde antwoord. KMS-software zorgt ervoor dat je alles op 1 plek kunt verzamelen: documentatie, planning en bewijslast. En zit er dan nog van alles in andere systemen, dan kan goede KMS-software de spin in het web vormen door directe verwijzingen naar die systemen te faciliteren. Daarnaast kan KMS-software je ondersteunen met het opbouwen van je kwaliteitsmanagementsysteem zelf, bijvoorbeeld door het bieden van templates en het visueel inzichtelijk maken van de compleetheid van je kwaliteitsmanagementsysteem (% gevorderd, % nog te doen).

Rapportage vereenvoudigd

In je KMS leg je een schat aan informatie vast. KMS-software kan je helpen deze data te ontsluiten door rapportages en exports. Hiermee kun je meer inzicht krijgen in de effectiviteit van je kwaliteitsverbeteringen.

Onze KMS software: Normity

Normity is zeer complete, veilige en super gebruikersvriendelijke KMS-software die voor een vriendelijke prijs wordt aangeboden. Boordevol functionaliteit. Geschikt voor iedere norm, iedere organisatie in elke branche. Het biedt alles wat je van kwaliteitsmanagementsysteem software mag verwachten, zoals documentbeheer, planning, compliancy, rapportages, risico-analyses, incidentbeheer, organisatie context en nog veel meer.

Geïnteresseerd?

Geïnteresseerd in Normity? Vraag een gratis demo aan of geef ons een belletje op 085 - 00 46 605. Wij horen graag van je!

kwaliteit management PDCA software normity kwantificeerbaar duurzaamheid zuinig functionaliteit beveiliging richtlijnen processen controleren verantwoordelijkheid documentatie