Stappenplan - AI integratie

AI in Normity

AI is inmiddels overal. Elke applicatie heeft wel een AI-knop, en ook in compliance en kwaliteitsmanagement rukt het op. Maar hoe zet je het verstandig in? En hoe zorg je dat AI je helpt zonder dat het beslissingen voor je neemt? Wij stonden daar uitgebreid bij stil voordat we AI in Normity introduceerden. Op deze pagina lees je onze visie, hoe het technisch in elkaar steekt en wat je er concreet mee kunt.

---

AI als assistent, niet als beslisser

Laten we maar meteen het belangrijkste benoemen: AI in Normity neemt nooit een beslissing voor jou. Dat is geen beperking van het systeem, maar een bewuste ontwerpkeuze.

In compliance- en kwaliteitswerk is verantwoordelijkheid allesbepalend. Jij staat in voor de juistheid van je managementsysteem, jij kiest de maatregelen die je treft, en jij moet bij een audit kunnen uitleggen waarom iets op een bepaalde manier is vastgelegd. Dat is iets wat je niet aan een algoritme kunt overlaten.

Wij beschouwen AI dan ook als een handige assistent die je werk verlicht. Een collega die altijd beschikbaar is, nooit klaagt en vaak goede ideeën heeft. Die een eerste opzet maakt, iets samenvat, of context aanlevert die je op dat moment even niet paraat hebt. Maar de uiteindelijke beoordeling en het vastleggen van gegevens? Dat is aan jou.

En laten we eerlijk zijn: AI maakt fouten. Soms klinkt een suggestie goed maar is de inhoud net niet helemaal juist. Juist daarom is een menselijke check onmisbaar. Niet als pro-formahandeling, maar als echte inhoudelijke beoordeling. Dat sluit aan bij hoe wij kwaliteitsmanagement zien: kritisch, bewust en met oog voor context.

We hadden het anders aan kunnen pakken. Automatisch teksten aanvullen, maatregelen voorstellen, taken aanmaken: technisch allemaal haalbaar. Maar wij zijn ervan overtuigd dat dat de verkeerde richting is Meer lezen over deze achterliggende motivatie vind je hier.

---

Eerst even voorbereiden...

Voordat je met AI aan de slag kunt in Normity, zijn er drie dingen nodig. Die staan hieronder even voor je op een rijtje.

• Klantinformatie
  Allereerst beantwoord je een aantal vragen over je organisatie. Die context helpt Normity om gerichte suggesties te genereren. Hoe meer het systeem over je weet, hoe relevanter de uitkomst.
• AI-credits
  Daarnaast heb je AI-credits nodig. Zonder credits kun je geen suggesties opvragen, dus je kiest een bundel die past bij je verwachte gebruik.
• Rechtenstructuur
  Tenslotte geef je per gebruiker via de rechtenstructuur aan wie rechten heeft om AI-suggesties en beoordelingen te gebruiken.

---

Suggesties en beoordelingen

Als je deze stappen hebt doorlopen, is de werking in de praktijk eenvoudig. Overal in Normity waar AI beschikbaar is, verschijnt een AI-knop in het bewerkingsscherm. Naast de knop staat een korte toelichting over wat AI voor je gaat doen. Zodra je klikt, stuurt Normity de relevante context — de naam van het item, gekoppelde normelementen, bestaande inhoud — naar het AI-model. Dat model genereert een suggestie die je meteen te zien krijgt.

Jij ziet de suggestie, leest hem door en beslist vervolgens:

• Accepteren
  De suggestie is goed, je klikt op overnemen en de tekst verschijnt in het invulveld. Je kunt alles nog aanpassen aan je eigen smaak, en pas dan voeg jij het toe.
• Verwijderen
  Je kiest ervoor om de suggestie niet over te nemen. Geen probleem. AI gebruikt de volgende keer ook de lijst met verwijderde suggesties om de resultaten nog beter te maken.

In essentie geldt hetzelfde voor de AI beoordelingen die je in Normity kunt opvragen. Het enige verschil is dat je daarbij niet de beoordeling kunt accepteren. Dat is ook logisch, want de beoordeling is geen nieuw item, maar een beoordeling van een bestaand item. Je kunt daar de beoordeling kopieren en bijvoorbeeld als rapportage toevoegen aan het item.

In alle gevallen geldt hetzelfde: niets wordt opgeslagen zonder dat jij daarvoor kiest. Dat lijkt misschien logisch, maar voor ons is het een fundamenteel principe. Jij stuurt, AI ondersteunt.

---

AI credits in Normity

Elke AI-suggestie die je opvraagt kost credits. Credits zijn de rekeneenheid voor AI-gebruik binnen Normity. Op die manier verdelen we de kosten eerlijk en houd jij als gebruiker altijd zicht op je verbruik. En geen zorgen: we hebben het bewust heel betaalbaar gehouden.

Je actuele creditstand is altijd inzichtelijk in Normity, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan. Kom je bijna op nul? Dan krijg je tijdig een melding.

Gelukkig hoef je niet bij elke klik te rekenen. Het verbruik per suggestie is laag en voor de meeste organisaties is het standaardpakket ruim voldoende voor normaal gebruik. Komen de credits toch op, dan koop je eenvoudig bij via Normity zelf.

---

Voorbeeld: AI bij belanghebbenden

Een concreet voorbeeld maakt het allemaal wat tastbaarder. Stel: je werkt aan de module Belanghebbenden in Normity. Je hebt al een overzicht opgebouwd, maar twijfelt of je niets over het hoofd hebt gezien. Dan is AI precies wat je nodig hebt.

Dat is precies het type werk waarbij AI zijn waarde bewijst. Niet omdat het systeem jouw organisatie beter kent dan jijzelf, maar omdat het een bruikbare basis levert die je daarna aanscherpt met je eigen kennis.

In de praktijk werkt het zo:

1. Open de module Belanghebbenden in Normity en klik op de AI-knop.
2. Normity stuurt je organisatiecontext — sector, organisatietype, al aanwezige belanghebbenden — door naar het AI-model.
3. Je ontvangt een lijst met suggesties voor mogelijke belanghebbenden die nog niet in je overzicht staan.
4. Je beoordeelt de suggesties een voor een: is iemand relevant, dan voeg je hem toe; is hij niet van toepassing, dan verwijder je de suggestie.

Wat je ermee bespaart? Een half uur zoeken, lezen en samenvatten. Wat je zelf doet? De inhoudelijke beoordeling. Dat is de balans waar we naar streven.

Heb je niet alle suggesties in één keer verwerkt? Geen probleem. Via Meldingen zie je in één oogopslag of er nog openstaande suggesties op je wachten, ongeacht waar je ze hebt opgevraagd.