Van nulmeting naar resultaat

Inhoud

• Inleiding
• Nulmeting
• Normen
• Voordelen
• Tools

Inleiding

Organisaties opereren vaak in een dynamische wereld waarin van alles steeds verandert. De markt, de concurrentie, de techniek, de maatschappij, de prijzen, wet- en regelgeving, de overheid, de leveranciers en noem het maar op. Als je succesvol wilt blijven, ontkom je zelf ook niet aan veranderen en verbeteren. Je wilt bijvoorbeeld iets aan je kwaliteit van je diensten doen, omdat er veel klachten binnenkomen. Of het niveau van je informatiebeveiliging verhogen, omdat een bedrijf in je omgeving is gehackt en de klantgegevens op straat liggen. Of de arbeidsomstandigheden verbeteren, omdat je ziekteverzuimcijfers hoger liggen dan normaal.

Het kan dus van alles zijn. Het uitgangspunt is echter steeds hetzelfde: als je iets wilt veranderen, dan wil je eerst weten hoe je er op dit moment voor staat. Je hebt vergelijkingsmateriaal nodig. In dit soort gevallen komt een nulmeting om de hoek kijken.

Nulmeting

Met een nulmeting breng je de huidige situatie van een organisatie in kaart, je maakt als het ware een inventaris op. Het vormt de eerste stap in je verander- en verbeterproces. Bij een nulmeting stel je een aantal vragen waarmee je de globale stand van zaken vaststelt, geldend op dit moment.

Als je na de nulmeting weet waar je staat (situatie A), kun je dat vergelijken met waar je wiltstaan (situatie B). Dit noemen ze een gap-analyse. De weg van A naar B leg je vast in een verbeterplan, die de acties bevat die hiervoor nodig zijn. Inclusief een planning.

Normen

Eén van de manieren om een nulmeting gestructureerd op te pakken, is het gebruik van een norm als referentiekader. Er zijn immers heel veel normen op allerlei gebieden. Waarbij je ervan uit mag gaan dat de norm het onderwerp in detail afdekt. Als je bijvoorbeeld wilt weten of je voldoende aan informatiebeveiliging doet, kun je je organisatie spiegelen aan ISO 27001. Wil je weten of je je kwaliteitsmanagement op orde hebt, spiegel je je tegen ISO 9001. Bij milieu is dat ISO 14001 en veilig/gezond werken ISO 45001. Etc.

Na het uitvoeren van een nulmeting tegen een norm, weet je in ieder geval hoe je organisatie ervoor staat.

Voordelen nulmeting

Een nulmeting is een effectieve manier om erachter te komen hoe jouw organisatie het op een bepaald gebied doet. Zeker als je deze spiegelt aan een norm.

• Je hebt zicht op onderwerpen waar je eerder nog niet over had nagedacht
• Je hebt inzicht in je sterke punten en je verbeterpunten
• Je kunt zien hoe effectief je beleid is en je processen zijn
• Je kunt je ambitieniveau bepalen
• Je kunt bepalen waar je laaghangende fruit hangt
• Je hebt handvatten gekregen om een verbeterplan op te stellen
• Je krijgt inzicht in benodigde tijd en resourcing
• Je weet nu wat een norm van je verlangt
• Je hebt de mogelijkheid je te certificeren en daarmee positief te onderscheiden van je concurrenten. Je bent dichterbij dan ooit!

Tools voor nulmetingen

We raden je aan om nulmetingen die je tegen een norm uitvoert niet in een spreadsheetje uit te voeren. Dat wordt al snel ongestructureerd en werkt fouten in de hand. Zeker als je met meerdere mensen werkt. Met software voor managementsystemen zoals Normity wordt het allemaal veel makkelijker. In vogelvlucht:

1. Je kiest een norm waartegen je je wilt spiegelen;
2. Je importeert alle documentatie en bewijsstukken die je al hebt: je bewijsstukken;
3. Indien relevant, bepaal je de voor jou relevante normelementen (artikelen);
4. Je koppelt de bewijsstukken aan de normelementen;
5. Hierna zie je direct wat er nog ontbreekt;
6. Je stelt op basis hiervan een verbeterrapport op.

Dat zou in principe het einde kunnen zijn van een nulmeting. Mocht je echter willen doorpakken, dan kun je de volgende stappen nog zetten:

7. Je voert een risicoanalyse uit om overige risico's boven tafel te krijgen;
8. Je plant review cycles voor bewijsstukken die aangepast moeten worden;
9. Je plant repeterende taken en eenmalige acties aan om de verbeterpunten op te pakken;
10. Je plant een interne audit.

Het ziet er eenvoudig uit, maar dat is het in het echt ook. En je hebt direct resultaat! Veel organisaties vragen adviesbureaus om hen hierin te ondersteunen. Normity heeft veel ervaring met nulmetingen en kan deze rol eveneens vervullen.