In Normity draag je verantwoordelijkheden van vertrekkende medewerkers gestructureerd over: acties, risico's, documenten, normelementen en meer. Pas als alle verplichte koppelingen zijn overgedragen, kun je een medewerker definitief verwijderen. Historische items, zoals afgeronde acties, blijven bewust gekoppeld aan de oorspronkelijke medewerker.
Je kent het scenario vast. Een medewerker vertrekt. Van afdeling, van functie, of helemaal uit de organisatie. En dan begint het gezoek. Wie was er ook alweer eigenaar van die actie? Wie stond er als verantwoordelijke bij die risicoanalyse? Wie was relatiebeheerder van die leverancier? In een kwaliteitsmanagementsysteem zitten medewerkers vaak diep verweven in allerlei processen en verantwoordelijkheden. Gewoon op de verwijderknop drukken is dus geen optie, en in Normity kan dat ook niet zomaar. Wij geloven namelijk dat een medewerker pas echt kan vertrekken op het moment dat alles geregeld is. Dit artikel legt uit hoe dat werkt, en waarom we bewust voor deze aanpak hebben gekozen.
In veel organisaties is het vertrek van een medewerker een logistiek hoofdpijndossier. Toegangen worden ingetrokken, accounts verwijderd en daarna blijkt pas dat diezelfde persoon nog eigenaar was van twaalf openstaande acties, verantwoordelijk voor drie normelementen en aangemerkt als relatiebeheerder bij een stel leveranciers. Om maar een paar voorbeelden te noemen. Kortom: een spoor van losse eindjes. En dat willen we dus niet!
Dat is niet alleen onpraktisch of vervelend. Het is ook een serieus risico voor je complete managementsysteem. Items zonder eigenaar belanden in een grijs gebied. Wie is er nu verantwoordelijk? Wie pakt iets op als er een deadline is? En wie controleert dat een document nog klopt?
Gelukkig hoef je dit in Normity niet handmatig uit te zoeken.
Normity heeft een overzichtspagina waar je in één oogopslag ziet aan welke items een gebruiker gekoppeld is. We noemen dat het koppelingenoverzicht. Je vindt het via Beheer → Gebruikers → de betreffende gebruiker → tabblad Koppelingen.
Wat je daar ziet, is behoorlijk compleet. Per categorie zie je hoeveel koppelingen er zijn en of er items overdraagbaar zijn. De categorieën die Normity bijhoudt zijn onder andere:
En meer. Dat is dus behoorlijk breed. En dat is ook logisch: in een volwassen managementsysteem heeft een medewerker nu eenmaal op veel plekken een rol.
Niet alles wat aan een medewerker gekoppeld is, hoef je over te dragen. En eigenlijk wil je dat ook niet. Stel dat iemand drie jaar geleden een actie heeft afgesloten. Die medewerker was de uitvoerder. Dat is historische informatie. Wie dat deed, wil je juist bewaren. Het zou raar zijn als dat ineens op naam van een andere (nieuwe) collega zou staan.
Normity maakt daarom onderscheid tussen overdraagbare en niet-overdraagbare items. Open, actieve verplichtingen zijn overdraagbaar: lopende acties, openstaande audits, actieve risico's. Afgeronde en gesloten items zijn dat niet. Die blijven netjes gekoppeld aan de persoon die er destijds verantwoordelijk voor was.
Dat is goed voor je audit trail. Een auditor kan dan altijd terugzien wie wat wanneer heeft gedaan. En dat is precies zoals het hoort.
Heb je het overzicht voor je en zie je nog openstaande koppelingen? Dan kun je die overdragen. Dat gaat op twee manieren.
Zijn alle verplichte koppelingen overgedragen? Dan pas kan de medewerker worden verwijderd uit Normity. Dat is geen technische beperking die we er toevallig in hebben gebouwd. Het is een bewuste keuze.
Want te snel verwijderen heeft gevolgen. Items die aan een verwijderde gebruiker hingen, komen in de lucht te hangen. Dat merk je niet meteen, maar je managementsysteem heeft op dat moment gaten. Gaten die bij een audit heel ongemakkelijk kunnen worden.
Door het verwijderen te blokkeren zolang er nog openstaande verplichtingen zijn, dwingt Normity je om het netjes te regelen. Niet als straf, maar als borging. Zorg ervoor dat niemand het systeem verlaat zonder dat alles is doorgegeven.
We zien bij klanten regelmatig dat het offboarden van medewerkers onderschat wordt. Er is een vertrekgesprek, de laptop wordt ingeleverd, het account bij de IT-afdeling wordt uitgeschakeld. En klaar. Maar het managementsysteem wordt vergeten. Weken later blijkt dan dat een leverancierscontract niemand meer heeft die het beheerd, of dat een kritisch normelement al maanden geen verantwoordelijke heeft.
Met de koppelingencheck in Normity heb je een concreet moment waarop je gedwongen stilstaat bij alles wat de medewerker achterlaat. Dat klinkt misschien zwaar, maar in de praktijk is het juist een opluchting. Je werkt gewoon het lijstje af, draagt over aan de juiste personen, en klaar. Geen verrassingen achteraf.
En eerlijk is eerlijk: de meeste medewerkers waarderen het ook. Het geeft een netjes gevoel van afsluiting. Alles geregeld, niets losgelaten.
Meer weten over hoe Normity omgaat met gebruikersbeheer? Neem gerust contact op of vraag een demo aan. We laten je graag zien hoe dit in de praktijk werkt.
De vragen die we het vaakst krijgen over medewerker rechten overdragen, met korte en feitelijke antwoorden.
Nee, niet zomaar. Normity blokkeert het verwijderen van een medewerker zolang er nog verplichte koppelingen open staan. Denk aan acties waarbij de medewerker eigenaar is, of risico's waarvoor hij verantwoordelijk is. Je ziet precies wat er nog openstaat en aan wie je het kunt overdragen.
Ja, bewust. Historische items zoals afgeronde acties of voltooide audits zijn niet overdraagbaar. Ze blijven gekoppeld aan de medewerker die ze destijds uitvoerde. Dat is ook logisch: je wilt achteraf kunnen terugzien wie wat heeft gedaan.
Per categorie wel. Normity biedt een knop om alle overdraagbare items binnen een blok tegelijk toe te wijzen aan een andere gebruiker. Je kiest daarna de ontvanger en bevestigt de overdracht. Per item overdragen kan ook, als je meer controle wilt.
Dan kun je de overdracht even uitstellen en de medewerker voorlopig inactief zetten. Zo heeft diegene geen toegang meer, maar zijn de koppelingen en verplichtingen nog intact totdat je ze kunt overdragen aan de juiste collega.
Ja. In Normity maakt het niet uit of iemand in loondienst is of als zzp'er werkt. Zolang een gebruiker verantwoordelijkheden heeft in het systeem, gelden dezelfde regels voor overdracht en verwijdering.