Tips voor audits: hoe voorkom je auditangst?

Er kondigt zich een interne of externe audit aan van een norm waarvoor de organisatie waar je werkt gecertificeerd is. Of wordt. En jij bent een van de gelukkigen die geauditeerd wordt. Voor het eerst. Naarmate de dag dat jij aan de beurt bent dichterbij komt, voel jij je nerveuzer en nerveuzer worden. Heb je soms last van ...auditangst?

Marcel van Baren
Normity - Icoon - Twitter Normity - Icoon - Facebook Normity - Icoon - LinkedIn Normity - Icoon - Whatsapp Normity - Icoon - Pinterest Normity - Icoon - Email Normity - Icoon - Email Normity - Icoon - Google Normity - Icoon - Plus

Wat is audit, auditeren en een auditor eigenlijk?

In een eerder blogartikel schreven we al over de termen audit, auditor en auditen.

Vaste opbouw van normen

De meeste normen draaien om het concept opzet, bestaan en werking. Oftewel (1) je hebt nagedacht en dit vastgelegd in beleid. Dit heeft geleid tot (2) fysieke maatregelen en procedures, processen en werkwijzen. En (3) dat wat er is bedacht, werkt ook nog eens effectief in de praktijk. En daar blijf je als organisatie mee aan de gang, het zogenaamde voortschrijdende inzicht. Belangrijke aspecten daarbij zijn:

  • ad hoc activiteiten en repeterende taken om te evalueren, correcties uit te voeren en nieuwe inzichten te verwerken;
  • onderlinge samenhang van informatie;
  • het beleggen van verantwoordelijkheden.

Een objectieve beoordeling

Een auditor zal niets anders doen dan aan de hand van de norm objectief beoordelen hoe jouw organisatie ervoor staat. Met andere woorden, als jij aan de beurt bent om bevraagd te worden door de auditor, kun je verwachten dat er vragen komen over het onderwerp waarvoor jij bent aangewezen (context), hoe jullie het werk daarvoor uitvoeren (processen, procedures, richtlijnen, eigen invulling), op basis waarvan dat gaat (beleid) en of het werkt zoals het moet werken (effectiviteit). Dit is natuurlijk geen strikte volgorde, het kan ook anders lopen. Auditoren stellen het vaak op prijs dat je pro-actief in het gesprek participeert, in plaats van dat reactief achterover hangen en alles op je af laten komen. Een tip: laat een aantal kernpunten terugkomen in een korte presentatie. Ook dat kan een auditor veelal waarderen.

De bewijzen organiseren

Wat nog wel een uitdaging kan zijn, is het organiseren van alle informatie die te maken heeft met het onderwerp waarover jij geauditeerd wordt. Het bewijsmateriaal. Meestal zit er behoorlijk wat tijd tussen de audits, waarin er een hoop kan gebeuren. Beleid wordt aangepast, er worden nieuwe maatregelen genomen, procedures veranderen, er is personeelsverloop, verantwoordelijkheden verschuiven, nieuwe risico's worden geïdentificeerd, leveranciers wijzigen etc. etc.

Het is dan superhandig om met een systeem te werken dat je hierin ondersteunt. Waarin je kunt opvragen wat er allemaal gebeurd is rondom een normelement. Waarin je vastlegt wie waar verantwoordelijk voor is. Waarin je een overzicht van alle incidenten kunt krijgen. Waarin alle documentatie staat die je nodig hebt voor het beheersen van je norm. Deze systemen bestaan en worden vaak een KMS, kwaliteitsmanagementsysteem, genoemd. Normity is zo'n KMS. En naar onze bescheiden mening: de beste. Kijk maar eens rond hoe je je leven gemakkelijker kunt maken. Een mooi startpunt is hier.

audit intern extern norm voorbereiding proces procedure proactief bewijsmateriaal evidence compliancy

Normity - Icoon - Twitter Normity - Icoon - Facebook Normity - Icoon - LinkedIn Normity - Icoon - Whatsapp Normity - Icoon - Pinterest Normity - Icoon - Email Normity - Icoon - Email Normity - Icoon - Google Normity - Icoon - Plus